Cómo RHI Magnesita ganó seguridad en su documentación jurídica internacional con notarity

Firmas y certificaciones ante notario desde cualquier lugar

Antes de notarity, certificar un documento ante notario solía exigir que alguien estuviera físicamente con el notario. O se desplazaba el firmante, o lo hacía el notario. Coordinarlo llevaba mucho tiempo, porque había que cuadrar las agendas de todos los firmantes y del notario. La apostilla llegaba después, como un paso independiente, y consumía todavía más tiempo antes de que el documento pudiera utilizarse.

RHI Magnesita no buscaba activamente una alternativa al procedimiento notarial tradicional. Pero, como equipo jurídico con una clara afinidad por la tecnología, vio la ventaja en cuanto conoció notarity.

En la práctica, se nota en detalles pequeños y concretos:

• Un cambio de firmantes autorizados que requiere una firma de muestra se organiza y se firma ahora sin moverse de la mesa.
• Una certificación de patente destinada a una filial en el extranjero puede certificarse ante notario en una cita el mismo día, sin necesidad de viajar a otros países.

Primero, la revisión interna

Lo más importante era la rapidez y no depender de un lugar concreto: certificar y apostillar documentos en poco tiempo, estuviera donde estuviera el firmante.

Antes de dar su aprobación, RHI Magnesita sometió notarity a su propia revisión interna de seguridad de datos y cumplimiento normativo. Durante esa revisión, notarity organizó una llamada de referencia con el equipo jurídico de otro cliente, lo que permitió a RHI Magnesita conocer de primera mano cómo funcionaba el proceso en la práctica.

Del primer expediente al uso en toda la empresa

Una vez superada la revisión interna, el uso real arrancó con rapidez. Pronto la conversación pasó a cuestiones de escala, como un enlace de reserva compartido y una facturación asignada automáticamente según el dominio del correo electrónico, que sentaron las bases de la cuenta que es hoy.

Tres años después, el uso sigue acelerándose: solo en el primer semestre de 2026 ya se ha superado el volumen de citas de todo 2025.

Seguridad, esté donde esté el firmante

Certificar y apostillar un documento solía desencadenar un proceso de coordinación largo y, después, había que esperar a que el documento viajara al extranjero antes de que nadie pudiera utilizarlo. Ahora, los propios compañeros se encargan directamente, sin desplazamientos y sin depender de la agenda de un notario local.

Desde que se pasó a la certificación notarial online con notarity, RHI Magnesita ha logrado un ahorro anual considerable tanto en costes como en tiempo de sus empleados, al reducir la carga administrativa que antes suponía coordinar notarios, enviar documentos por mensajería y gestionar apostillas.