Un único proceso para los trámites notariales internacionales de Bitpanda
Cómo el equipo jurídico de Bitpanda sustituyó una visita al notario por cada país de destino por un único proceso de reserva para sus 11 sedes.
Una visita al notario por cada destino
El equipo jurídico de Bitpanda necesita con regularidad la certificación notarial y la apostilla de documentos societarios para presentarlos ante autoridades extranjeras.
Hasta ahora, cada documento exigía una visita presencial al notario. La apostilla tardaba, por lo general, unas dos semanas, y ese plazo no empezaba a contar hasta que el firmante había firmado, lo que obligaba primero a que compareciera en persona ante el notario. Con la expansión internacional de Bitpanda, los firmantes viajaban cada vez más, de modo que la espera hasta la firma se sumaba a las dos semanas posteriores.
Además, cada nuevo mercado suponía coordinar por separado la apostilla y la traducción, país por país. El equipo jurídico necesitaba un proceso que funcionara igual con independencia del país de destino del documento, en lugar de una solución distinta cada vez.
Contrary to the emerging trend of geoeconomic fragmentation, notarity makes the cross-border legalization of all kinds of documents remarkably simple. Their tool saves us valuable time that we can spend on business matters that truly move the needle, instead of moving a pen across a document under the watchful eye of a notary.
Un solo proceso, sea cual sea el destino del documento
El equipo jurídico de Bitpanda buscaba un único socio en lugar de un acuerdo distinto para cada país. notarity reúne la apostilla y la traducción jurada en una sola reserva, de modo que el equipo presenta cada documento una sola vez, sin tener que organizar por separado un notario y un traductor para cada destino. La documentación y la facturación se gestionan desde una única cuenta, en lugar de con varios proveedores y varias facturas.
Las citas se celebran en formato digital con los notarios colaboradores de la plataforma notarity, por lo que el firmante ya no tiene que desplazarse para comparecer en persona. Lo que antes llevaba unas dos semanas ahora se resuelve en minutos. El proceso funciona con enlaces de reserva personalizados para cada firmante y es tan sencillo que la alta dirección firma directamente a través del mismo enlace, no solo el personal administrativo.
De unas pocas reservas a un proceso consolidado
Desde su primera reserva, en noviembre de 2024, el equipo jurídico de Bitpanda ha reunido 224 firmas en 121 documentos firmados. En 2025, el único año natural completo registrado hasta ahora, se gestionaron 38 citas a través de notarity. Se estima que esas citas ahorraron al equipo entre 29.000 € y 45.000 € en costes de oportunidad ese año: tiempo y dinero que, de otro modo, se habrían destinado a organizar y coordinar cada visita al notario y a desplazar al firmante. Las reservas llegan por oleadas, ligadas a presentaciones y plazos concretos, que es como surge realmente el trabajo societario y regulatorio.
Además de los documentos societarios apostillados, el equipo jurídico utiliza notarity para copias certificadas de pasaportes de los firmantes y para traducciones juradas de extractos del registro mercantil. A medida que avanza la colaboración, siguen apareciendo nuevos casos de uso.
El equipo ya no tiene que buscar ni coordinar por su cuenta un notario para cada destino, y gestionar un documento hoy resulta sencillo. Los documentos físicos finalizados se envían directamente desde los notarios colaboradores a los despachos externos en el extranjero, sin pasar antes por Bitpanda. Y si hay algo que resolver, el equipo jurídico cuenta con una persona de contacto directa en notarity, en lugar de una cola de soporte general.
Para el equipo jurídico, esto significa un único proceso, siempre el mismo, para una tarea que antes exigía un nuevo acuerdo, y un viaje, cada vez que se abría un mercado nuevo.
