Política de privacidad de la web app

Última actualización: 10 de julio de 2025

Versión: 10 de julio de 2025 (Versión 2.0)

1. Información general

Nosotros, notarity GmbH (en lo sucesivo, “nosotros” o “notarity”), nos tomamos muy en serio la protección de sus datos y tratamos sus datos personales de forma confidencial y de conformidad con los requisitos legales (y más allá). Este aviso de protección de datos le informa sobre el tipo, el alcance y la finalidad del tratamiento de datos personales (en lo sucesivo, “datos”) en nuestra plataforma (disponible en https://app.notarity.com y en lo sucesivo, “aplicación web” o “plataforma”). Este aviso de protección de datos también explica las condiciones generales en las que sus datos se transmiten a los encargados del tratamiento. Con respecto a los términos utilizados, como “datos personales” o su “tratamiento”, nos remitimos a las definiciones del art. 4 del GDPR. La transparencia es importante para nosotros, por lo que en este aviso de protección de datos le proporcionamos información que va más allá de los requisitos legales mínimos.

Este aviso de protección de datos se ha redactado exclusivamente en alemán. Por lo tanto, la versión autorizada de este aviso de protección de datos es exclusivamente la versión alemana. La traducción al español se genera automáticamente mediante un “plug-in”. Debido a la traducción automática, la versión inglesa puede contener errores gramaticales así como errores de significado. notarity no comprueba ni corrige la traducción automática. No se puede derivar ninguna reclamación contra notarity de la versión generada automáticamente de esta política de privacidad. notarity no es responsable de los errores de traducción del plug-in.

Le rogamos que se informe periódicamente sobre el contenido de nuestra información relativa a la protección de datos. Adaptaremos la información sobre protección de datos si los cambios en el tratamiento de datos que llevamos a cabo lo hacen necesario. Le informaremos tan pronto como los cambios requieran su cooperación (por ejemplo, consentimiento) u otra notificación individual.

Este aviso de protección de datos le proporciona en primer lugar información general sobre nuestro tratamiento de datos en notarity como parte del funcionamiento de nuestra aplicación web. A continuación, encontrará información específica sobre el tratamiento individual de datos en el contexto del funcionamiento de la aplicación web. Puede obtener más información sobre nuestro tratamiento de datos en el ámbito de nuestro sitio web en notarity.com/es/privacy/ informar.

2. Responsable del tratamiento (en el sentido del artículo 4, apartado 7, del RGPD)

La empresa notarity GmbH, con domicilio social en Pfeilgasse 23/3, 1080 Viena, es la responsable del cumplimiento de la normativa de protección de datos de nuestra aplicación web.

notarity GmbH es una empresa tecnológica austriaca con sede en Viena. Gestionamos una plataforma para la creación digital de documentos notariales (“Notarizaciones remotas en línea”).

Estamos a su disposición para cualquier consulta sobre protección de datos. Dispone de las siguientes opciones de contacto:

Teléfono: +43 1 412 01 48

correo electrónico: [email protected]

Si se pone en contacto con nosotros por correo electrónico, almacenaremos los datos que nos proporcione para procesar su consulta. Los datos recogidos en este contexto serán eliminados por nosotros si el almacenamiento ya no es necesario. Almacenaremos su consulta y la correspondencia relacionada con ella durante trece meses tras la finalización del procesamiento, así como cualquier pregunta de seguimiento, para poder presentarlas en caso de cualquier procedimiento ante la autoridad de protección de datos. El almacenamiento más prolongado sólo tendrá lugar mientras existan obligaciones legales de conservación o mientras no hayan prescrito las reclamaciones legales para cuya afirmación o defensa se requieran los datos personales.

3. Fines del tratamiento de datos

Los fines para los que tratamos sus datos pueden ser, entre otros, los siguientes

prestarle nuestro servicio en nuestra plataforma y mantenerlo. La finalidad es, por tanto, la ejecución del contrato y el cumplimiento de nuestras obligaciones contractuales y precontractuales (art. 6 (1) lit b GDPR);
notificarle cualquier cambio en nuestro servicio;
prestar servicios a los clientes;
mejorar nuestro servicio (incluso mediante el uso y la formación de aplicaciones de IA);
supervisar el uso de nuestro servicio;
para identificar, prevenir y resolver problemas técnicos; para proporcionarle noticias e información general sobre otros productos, servicios y eventos que ofrezcamos y que sean similares a los que ya nos haya comprado o sobre los que nos haya preguntado y no haya optado por no recibir dichas comunicaciones.

No tiene obligación de facilitarnos los datos personales que le pedimos. Sin embargo, los procesos comerciales conjuntos o los procesos de marketing pueden retrasarse o resultar imposibles y puede que le resulte imposible participar en nuestros eventos si no facilita sus datos personales. Si en algún caso la ley exige que nos facilite sus datos, le informaremos de ello por separado.

4. Bases jurídicas del tratamiento de datos

Utilizamos sus datos en función de

a) su consentimiento (art. 6, apartado 1, letra a) del RGPD); tiene derecho a revocar su consentimiento en cualquier momento con efecto para el futuro. No obstante, ello no afecta a la licitud del tratamiento realizado hasta el momento de la revocación.

b) el cumplimiento de un contrato celebrado con usted o la aplicación de medidas precontractuales, en la medida en que sea necesario (artículo 6, apartado 1, letra b) del RGPD);

c) la necesidad de cumplir obligaciones legales a las que estemos sujetos (artículo 6, apartado 1, letra c) del RGPD); o bien

d) un interés legítimo predominante (art. 6, apartado 1, letra f) del RGPD), que consiste en alcanzar los fines mencionados en el punto 3. En la medida en que tratemos datos sobre esta base, usted tiene derecho a oponerse al tratamiento de los datos personales, teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 21 del RGPD.

No tiene obligación de facilitarnos los datos personales que le pedimos. Sin embargo, es posible que no pueda utilizar todas las funciones de este sitio web si no facilita sus datos personales. Si por motivos legales está obligado a facilitarnos sus datos personales, le informaremos de ello por separado.

5. Sus derechos

En virtud de la legislación aplicable, tiene derecho a hacerlo (si se cumplen los requisitos pertinentes de la legislación aplicable),

solicitar confirmación sobre si tratamos sus datos personales y cuáles son, y recibir copias de estos datos;
solicitar la rectificación o supresión de sus datos personales;
solicitarnos que limitemos el tratamiento de sus datos personales;
oponerse al tratamiento de sus datos personales;
retirar cualquier consentimiento previamente dado para el tratamiento (la retirada de su consentimiento no afecta a la legalidad del tratamiento basado en su consentimiento antes de su retirada);
solicitar la portabilidad de los datos, y
presentar una denuncia ante la autoridad de protección de datos.

La autoridad responsable de nosotros es:

Autoridad Austriaca de Protección de Datos

Barichgasse 40-42

1030 Viena

Tel. +43 1 52152 2550

Correo electrónico: [email protected]

Para ejercer sus derechos, también puede ponerse en contacto en cualquier momento con [email protected].

6. Medidas de seguridad

Adoptamos las medidas técnicas y organizativas apropiadas de conformidad con el artículo 32 del RGPD, teniendo en cuenta el estado de la técnica, los costes de aplicación y la naturaleza, el alcance, el contexto y los fines del tratamiento, así como el riesgo de probabilidad y gravedad variables para los derechos y libertades de las personas físicas, con el fin de garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo.

Las medidas incluyen, en particular, la salvaguarda de la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos mediante el control del acceso físico a los mismos, así como del acceso, introducción, divulgación, copia de seguridad, disponibilidad y separación de los datos. Además, hemos establecido procedimientos que garantizan el ejercicio de los derechos de los interesados, por ejemplo, a la supresión de los datos y a una respuesta ante cualquier amenaza a los mismos. Además, ya tenemos en cuenta la protección de los datos personales a la hora de desarrollar o seleccionar hardware, software y procedimientos, de acuerdo con el principio de protección de datos mediante el diseño tecnológico y la configuración por defecto respetuosa con la protección de datos (artículo 25 del GDPR).

Entre las medidas de seguridad destaca, en particular, la transmisión cifrada de datos entre su navegador y nuestro servidor:

Cifrado de nuestra plataforma (app.notarity.com)

Utilizamos el cifrado SSL/TLS en nuestro sitio web por motivos de seguridad y para proteger la transmisión de contenidos confidenciales, como las consultas que nos envía. Puede reconocer una conexión cifrada por el hecho de que la línea de dirección del navegador cambia de “http://” a “https://” y, dependiendo del navegador, por el símbolo del candado en la línea de su navegador.

Si el cifrado SSL o TLS está activado, los datos y la información que nos transmita no podrán ser leídos por terceros.

Le advertimos de que la transmisión de datos en Internet (por ejemplo, al comunicarse por correo electrónico) puede presentar lagunas de seguridad. La protección completa de los datos contra el acceso de terceros no es posible sin el uso de cifrado de correo electrónico, como PGP o S/MIME, y corre por su cuenta y riesgo.

7. Colaboración con encargados del tratamiento y terceros

En caso de que, en el marco de nuestro tratamiento de datos, revelemos datos a otras personas y empresas (encargados del tratamiento o terceros), se los transmitamos o les concedamos acceso a los datos de cualquier otra forma, ello se llevará a cabo únicamente sobre la base de su consentimiento, o cuando así lo exija una obligación legal (por ejemplo, cuando la transmisión de los datos a terceros, como a nuestro socio de firma, sea necesaria para el cumplimiento del contrato, de conformidad con el artículo 6, apartado 1, letra b) del RGPD) o sobre la base de nuestros intereses legítimos predominantes (por ejemplo, la prevención del fraude, el uso indebido de los servicios o el blanqueo de capitales, o la defensa de derechos de derecho privado, etc.). En caso de que encarguemos a terceros el tratamiento de datos en virtud de un denominado «contrato de encargado del tratamiento», ello se hará con arreglo al artículo 28 del RGPD. En caso de que recurramos a proveedores de servicios externos para determinadas partes de nuestra oferta, siempre seleccionaremos y supervisaremos cuidadosamente a dichos proveedores e informaremos detalladamente sobre los procesos correspondientes. En los puntos que figuran a continuación encontrará información detallada sobre nuestros principales encargados del tratamiento y socios colaboradores. Además, existen contratos de encargado del tratamiento, entre otros, con las siguientes empresas:

Hetzner Online GmbH (UE)
Mailjet GmbH (UE)
identity Trust Management GmbH (UE)
nect GmbH (UE)
A-Trust GmbH (UE)
Persona Identities, Inc (EE.UU.)

En el curso de la preparación y nuestro apoyo al notario respectivo en una cita notarial a la que usted ha sido invitado, transmitimos sus datos de prueba (es decir, los datos que el notario necesita para establecer su identidad en esta cita, véase el punto 12 más abajo) al notario. En el curso de nuestra relación comercial, también puede ser necesario que transmitamos sus datos a los siguientes destinatarios:

Contabilidad, nóminas, asesoría fiscal
Proveedores de telecomunicaciones (Internet fijo y comunicaciones móviles)
Bancos para el tratamiento de las operaciones de pago
Tribunales, expertos, representantes legales
Seguro con ocasión de la ocurrencia del evento asegurado
Socios contractuales o comerciales que contribuyan o vayan a contribuir al servicio (por ejemplo, bancos, abogados, etc.)
Empresas de contabilidad y auditoría (con fines de auditoría)
Proveedores de servicios (Correos, DHL, UPS, TNT, FedEx)
Financiación de terceros o patrocinadores

8. Recopilación de datos a nivel internacional y lugar de tratamiento de los datos

Por lo general, procesamos sus datos dentro de la Unión Europea (UE) y el Espacio Económico Europeo (EEE). Algunos de los destinatarios mencionados en el punto 7 están situados fuera de su país o tratan allí sus datos personales. El nivel de protección de datos en otros países puede no ser el mismo que en el suyo. Sin embargo, sólo transferimos sus datos personales a países para los que la Comisión de la UE ha decidido que tienen un nivel adecuado de protección de datos o tomamos medidas para garantizar que todos los destinatarios tienen un nivel adecuado de protección de datos. Por ejemplo, suscribimos cláusulas contractuales tipo (2021/914/CE). Están disponibles previa petición (véanse los datos de contacto en el punto 5).

9. Cesión de datos a terceros

Sus datos personales sólo se transmitirán a terceros si es necesario para la ejecución del contrato con usted, si la transmisión está permitida sobre la base de una ponderación de intereses en el sentido del artículo 6 (1) lit f GDPR, si estamos legalmente obligados a transmitir los datos o si usted ha dado su consentimiento a este respecto.

Estos datos no se transmitirán a terceros con fines publicitarios.

10. Plazo de conservación

Seguimos los principios de minimización de datos y limitación del almacenamiento. Esto significa que sólo almacenamos sus datos durante el tiempo necesario para cumplir los fines declarados o según lo exija la ley. Tan pronto como la finalidad deje de ser aplicable o hayan expirado los plazos legales, sus datos serán bloqueados o eliminados de conformidad con las disposiciones legales. Si ha dado su consentimiento para el almacenamiento, guardaremos sus datos personales hasta que retire su consentimiento.

11. Cookies y tecnologías similares

Nuestros servicios utilizan cookies y tecnologías similares. Suelen ser pequeños archivos de texto que se almacenan en su dispositivo cuando utiliza nuestros servicios. Estas cookies contienen una cadena de caracteres única que identifica de forma unívoca su navegador o aplicaciones cuando vuelve a nuestros servicios. Algunas funciones de nuestros servicios requieren que se reconozca el navegador o la aplicación cuando se accede a una nueva página. Utilizamos los siguientes tipos de cookies:

Utilizamos tanto cookies de sesión como cookies permanentes.

A menos que las cookies y tecnologías similares sean técnicamente necesarias para prestar un servicio que usted haya solicitado, sólo las utilizaremos con su consentimiento.

Finalidad del tratamiento de datos

Utilizamos cookies y tecnologías similares para que nuestros servicios resulten atractivos y fáciles de usar, para mejorarlos y para tramitar las consultas con mayor rapidez. Algunas funciones de nuestros servicios requieren que se reconozca el navegador al abrir una nueva página.

Base jurídica de este tratamiento de datos

La base jurídica para el tratamiento de datos personales con cookies técnicamente necesarias es el Art 6 (1) lit f GDPR. Para el tratamiento de datos personales que no sean necesarios para proporcionarle un servicio deseado, se requiere su consentimiento informado de conformidad con el Art 6 (1) lit a GDPR.

Duración del almacenamiento

Las cookies de sesión se eliminan en cuanto se cierra el navegador. Las cookies permanentes se eliminan automáticamente tras un periodo de tiempo determinado, que puede variar en función de la cookie.

Matomo

Utilizamos el servicio de análisis web Matomo en nuestra plataforma (así como en nuestra página de aterrizaje) para analizar y comprobar el uso de nuestra plataforma. Podemos utilizar las estadísticas obtenidas para mejorar nuestra oferta y hacerla más interesante para usted como usuario.

Operamos Matomo en una versión que no requiere cookies. Esto significa que no se almacenan cookies de Matomo en su ordenador con fines de análisis web. Para analizar el uso del sitio web, se registran su dirección IP e información como marcas de tiempo, sitios web visitados y su configuración de idioma. Procesamos la información recogida de este modo exclusivamente en nuestro servidor. No se transmite a terceros.

Este sitio web utiliza Matomo con la extensión “AnonymiseIP”. Esto significa que las direcciones IP se procesan de forma abreviada y no pueden vincularse directamente a personas concretas. La dirección IP transmitida por su navegador utilizando Matomo no se fusiona con otros datos recopilados por nosotros. La base jurídica para el uso de Matomo es nuestro interés primordial en adaptar mejor nuestra plataforma a las necesidades de los usuarios (Art 6 (1) lit f GDPR).

El programa Matomo es un proyecto de código abierto. La información del proveedor externo sobre protección de datos puede consultarse en matomo.org/privacy-policy/.

Hotjar

En nuestra plataforma, utilizamos Hotjar con consentimiento para la selección de cookies. El proveedor es Hotjar Ltd, Level 2, St Julians Business Centre, 3, Elia Zammit Street, St Julians STJ 1000, Malta, Europa (Website: https://www.hotjar.com).

Hotjar es una herramienta para analizar su comportamiento en este sitio web. Hotjar nos permite, entre otras cosas, registrar los movimientos y clics de su ratón y del scroll. Hotjar también puede determinar cuánto tiempo permanece usted con el puntero del ratón en un lugar determinado. Hotjar utiliza esta información para crear los llamados mapas de calor, que pueden utilizarse para determinar qué áreas del sitio web son las preferidas por los visitantes.

Además, podemos determinar cuánto tiempo permaneció en una página y cuándo la abandonó. También podemos determinar en qué momento canceló sus entradas en un formulario de contacto (los llamados embudos de conversión).

Hotjar también puede utilizarse para obtener información directa de los visitantes del sitio web. Esta función sirve para mejorar la oferta web del operador del sitio web.

Hotjar utiliza tecnologías que permiten reconocer al usuario con el fin de analizar su comportamiento (por ejemplo, cookies o el uso de huellas dactilares de dispositivos).

Si se ha obtenido el consentimiento, este servicio se utiliza exclusivamente sobre la base del art. 6 párr. 1 lit. a GDPR. El consentimiento puede revocarse en cualquier momento.

Desactivar Hotjar

Si desea desactivar la recopilación de datos por parte de Hotjar, haga clic en el siguiente enlace y siga las instrucciones: https://www.hotjar.com/policies/do-not-track/

Tenga en cuenta que Hotjar debe desactivarse por separado para cada navegador o dispositivo final.

Para obtener más información sobre Hotjar y los datos recopilados, consulte la política de privacidad de Hotjar en el siguiente enlace: https://www.hotjar.com/privacy

12. Tratamiento especial de datos

Recogida de archivos de registro del servidor

En principio, nuestra aplicación web puede visitarse y utilizarse de forma muy limitada incluso antes de registrarse. Información como las páginas a las que se accede o el nombre del archivo al que se accede, la fecha y la hora se anonimizan y se almacenan en el servidor con fines estadísticos sin que estos datos puedan relacionarse directamente con usted personalmente. Recopilamos y almacenamos automáticamente información en los denominados archivos de registro del servidor, que su navegador nos transmite automáticamente. Se trata de

Dirección IP anonimizada;
Fecha y hora de la solicitud Diferencia de zona horaria respecto a GMT;
Contenido de la consulta (página específica);
Navegador;
Sistema operativo;
Estado de acceso/código de estado http;
Cantidad de datos transferidos;
Sitio web del que procede la consulta.

Esta información no puede asignarse a una persona concreta. Estos datos no se fusionan con otras fuentes de datos. Nos reservamos el derecho a comprobar estos datos retrospectivamente si tenemos conocimiento de indicios concretos de uso ilícito.

Conexión audiovisual bidireccional (videochat entre iguales)

La cita notarial digital tiene lugar a través de una conexión bidireccional audiovisual, en la que usted está conectado en tiempo real con el notario o sustituto notarial correspondiente y, en su caso, con otros usuarios (por ejemplo, copartícipes, socios comerciales).

El videochat es siempre peer-to-peer. Esto significa que el chat de vídeo sólo funciona en los dispositivos finales de las personas que participan en el chat de vídeo. Esto nos permite ofrecer la solución más respetuosa con la protección de datos a este respecto. En los casos en que se utiliza un servidor como intermediario (esto puede ser útil para un gran número de participantes, por ejemplo, para garantizar la resistencia de la aplicación web), se utiliza un servidor (de turno) alojado en Finlandia (UE).

Durante la cita notarial, le proporcionamos a usted y al notario o notario adjunto correspondiente algunos datos mostrándolos en la aplicación web (datos de prueba del procedimiento de identificación por vídeo, datos maestros, documentos, etc.). Actuamos en nombre y bajo la responsabilidad del notario correspondiente. El proceso específico y el tratamiento de datos asociado se basan en las especificaciones del notario o sustituto notarial respectivo y se describen con más detalle a continuación.

Registro mediante ID Austria, procedimiento de identificación por vídeo o procedimiento de identificación automatizado

Para poder ofrecer nuestro servicio de conformidad con los requisitos del Código Notarial, nuestros notarios asociados están legalmente obligados a verificar su identidad (véanse los artículos 69b y 79 (9) NO en su versión modificada). Para las citas con notarios austriacos, la verificación mediante ID Austria o el procedimiento de identificación por vídeo cumple los requisitos legales; el procedimiento de identificación automatizado también está autorizado para la validez de las citas internacionales.

Para hacer esto posible en nombre de las notarías asociadas, trabajamos conjuntamente con identity Trust Management GmbH y nect GmbH y les transmitimos datos en este contexto con el fin de verificar su identidad. Hemos celebrado un contrato con identity Trust Management GmbH para el tratamiento encargado de sus datos, en el que actuamos como responsables del tratamiento en el sentido del GDPR. En el curso del procedimiento de identificación por vídeo, sus datos se transmiten y procesan exclusivamente a través de canales de transmisión cifrados. En particular, sus datos no se transmitirán a través de tráfico de correo electrónico (inseguro).

Como parte del proceso de identificación por vídeo, se le pedirá que se identifique directamente a través de vídeo en directo. Una vez que haya dado su consentimiento, identity Trust Management GmbH realizará capturas de pantalla de su rostro y del anverso y reverso de su documento de identidad. Al comienzo del proceso de identificación por vídeo, el empleado obtendrá su consentimiento expreso de conformidad con el artículo 6 (1) lit a GDPR para tomar las fotos y grabar la conversación. Al final del procedimiento de identificación por vídeo, se enviará un SMS-TAN al número de teléfono que usted haya facilitado a efectos de verificación. Una vez que haya introducido el SMS-TAN correcto, el procedimiento de videoidentificación habrá finalizado. Además de la contraseña de firma o de la aplicación Mobile ID, su número de teléfono sirve como segundo factor para la firma electrónica reconocida.

Como parte del procedimiento automatizado de identificación, usted mismo lleva a cabo la verificación. Confirma su identidad haciéndose un selfie con la aplicación nect sacando fotos de su cara y del anverso y reverso de su documento de identidad. Al inicio de este proceso, se obtiene su consentimiento expreso de conformidad con el art. 6 (1) lit a GDPR. Al final del procedimiento, se le enviará un SMS-TAN al número de teléfono que haya facilitado a efectos de verificación. Una vez que haya introducido el SMS-TAN correcto, el procedimiento de identificación automatizado habrá finalizado. Su número de teléfono sirve como segundo factor para la firma electrónica reconocida, además de la contraseña de firma o la aplicación Mobile ID.

Tras el procedimiento de identificación por vídeo o el procedimiento de identificación automatizado, identity Trust Management GmbH o nect GmbH nos proporciona los datos de prueba recogidos en un paquete de datos a través de una interfaz cifrada. Nosotros recuperamos sus datos de prueba de esta interfaz y los almacenamos en nuestra base de datos cifrada para permitirle concertar citas notariales en línea y redactar escrituras notariales a través de Internet.

Nos gustaría señalar que no es posible asistir a citas notariales a través de nuestra aplicación web sin dicho procedimiento de identificación. No es posible la identificación personal in situ, ni basta con enviar una copia de un documento de identidad. Esto se debe a disposiciones legales, en particular las del reglamento notarial.

El paquete de datos con los datos de sus pruebas contiene los siguientes datos:

Nombre, segundo nombre y apellidos según el documento de identidad;
Dirección (calle, número de casa, código postal, localidad);
Lugar y fecha de nacimiento;
Nacionalidad;
los datos y el tipo de documento de identidad, como la fecha de validez de emisión, la autoridad emisora y el número de identificación como prueba de la existencia de un documento de identidad válido y oficial;
Número de teléfono móvil;
Dirección de correo electrónico;
Fotos/imágenes de usted y del anverso y reverso del documento de identidad; y
una grabación sonora y visual de la videoconferencia.

identity Trust Management GmbH, nect GmbH o Persona también proporciona a nuestro socio firmante, Swisscom IT Service Finance SE, un paquete de datos con sus datos de prueba a través de una interfaz cifrada. La interfaz es independiente de nuestra interfaz y, naturalmente, no tenemos acceso a la interfaz entre Swisscom IT Service Finance SE e identity Trust Management GmbH.

En este contexto, le remitimos a las Condiciones Generales de Contratación, incluida la Política de Privacidad de identity Trust Management GmbH, que se pondrán a su disposición antes del proceso de identificación.

La base jurídica de este tratamiento de datos es el artículo 6 (1) lit b y c del GDPR (obligación contractual y legal).

Los datos recogidos en el procedimiento de identificación por vídeo (“datos de prueba”) se vinculan a su cuenta de usuario una vez finalizado con éxito. Otros usuarios (clientes) no pueden ver estos datos. Los notarios asociados tampoco tienen acceso a sus datos de prueba sin más. Sólo después de que usted acepte una invitación de cita, el notario asociado respectivo tendrá acceso a sus datos de prueba. Al aceptar la cita notarial, usted reconoce que el notario asociado tendrá acceso a sus datos personales (incluidos los datos del procedimiento de verificación). Antes de aceptar la cita notarial, ningún notario asociado tiene acceso a los datos recogidos en el procedimiento de identificación por vídeo.

Tan pronto como usted haya sido añadido a una cita -por notarity o por una notaría asociada- y, por tanto, antes de aceptar la invitación a la cita, los demás participantes en la cita respectiva (por tanto, clientes y notarios asociados, si usted ha sido añadido a la cita) pueden ver su estado de identificación. Esta información se limita a su dirección de correo electrónico y al progreso del proceso de incorporación (pendiente, iniciado, completado, etc.).

Por supuesto, no transmitiremos su dirección de correo electrónico al notario asociado sin su consentimiento.

Firma electrónica reconocida a través de nuestro socio firmante

Colaboramos con nuestro socio firmante Swisscom IT Service Finance SE en la emisión de certificados de firma. Como se describe en la sección 13.7, Swisscom IT Service Finance SE necesita sus datos de prueba del procedimiento de videoidentificación para emitir los certificados de firma cualificados para la firma electrónica cualificada (FER). Estos son puestos a su disposición directamente por identity Trust Management GmbH a través de una interfaz cifrada.

Swisscom IT Service Finance SE e Identity Trust Management GmbH actúan como responsables conjuntos del tratamiento de sus datos de identificación para la expedición del certificado de firma cualificado. En este contexto, tenga en cuenta las declaraciones de protección de datos de Swisscom IT Service Finance SE e Identity Trust Management GmbH.

Una vez registrado y verificado correctamente mediante el procedimiento de identificación por vídeo, Swisscom IT Service Finance SE crea un perfil de firma con sus datos (incluida una clave de firma privada). El perfil de firma es necesario para que pueda firmar electrónicamente a través de nuestra aplicación web como parte de un proceso de notarización en línea. El identificador único de su perfil de firma se pone a nuestra disposición a través de una interfaz cifrada y también se almacena en nuestra base de datos cifrada.

En este contexto, nos remitimos a las Condiciones Generales, incluida la Política de Privacidad de Swisscom IT Service Finance SE, que se pondrán a su disposición antes del proceso de identificación. El tratamiento de datos está autorizado de conformidad con el art. 6 (1) lit c GDPR.

Para activar la firma real durante una cita notarial a través de nuestra plataforma, el notario libera el documento para su firma mediante un botón. A continuación, usted firma el documento con su número de teléfono, contraseña de firma y SMS-TAN a través de un plug-in de Swisscom IT Service Finance SE. En este contexto, transmitimos los siguientes datos a Swisscom IT Service Finance SE:

Hash del documento (punto de datos seudonimizado);
Nombre, segundo nombre y apellidos;
Número de teléfono móvil;
Nacionalidad;
ID único de su perfil de firma en Swisscom IT Service Finance SE.

La transmisión de estos datos es necesaria para que Swisscom IT Service Finance SE pueda asignar claramente su perfil de firma.

Tras una firma correcta, Swisscom IT Service Finance SE almacena un objeto de datos cifrado en una interfaz de datos cifrados. Nosotros lo recuperamos y lo colocamos y guardamos en los metadatos del documento firmado. De este modo, el firmante, la hora de la firma y el contenido del documento firmado pueden verificarse sin lugar a dudas.

Cooperación con notarios y sustitutos notariales

Cuando se registra en nuestra aplicación web, recopilamos sus datos y verificamos su identidad con el fin de ejecutar el contrato y cumplir nuestras obligaciones contractuales y precontractuales. La recogida y el tratamiento de datos son necesarios para el cumplimiento del contrato celebrado con usted y se basan en el artículo 6, apartado 1, letra b), del RGPD.

Los datos maestros y de contacto de su perfil se transmiten a la notaría correspondiente cuando usted confirma una solicitud de cita de un notario o notario sustituto. Para solicitarle una cita, el notario o notario sustituto sólo necesita su dirección de correo electrónico. Esta dirección de correo electrónico la recibirá, por ejemplo, de otros participantes en la cita notarial prevista. Al aceptar la cita notarial, usted reconoce que el notario o notario sustituto correspondiente tendrá acceso a sus datos (incluidos los datos del procedimiento de verificación).

Sus datos se transmitirán sobre la base de su consentimiento (art. 6 (1) lit a GDPR) y para el cumplimiento del contrato celebrado con usted (art. 6 (1) lit b GDPR). Antes de aceptar la cita notarial, nuestras notarías asociadas solo tienen acceso a su dirección de correo electrónico y al estado de su verificación (pendiente, iniciada, completada, etc.). Ningún notario o notario sustituto tiene acceso a ningún otro dato. Ni que decir tiene que no transmitiremos su dirección de correo electrónico sin su consentimiento.

Desde el momento en que se acepta la designación, el notario o notario sustituto correspondiente procesa sus datos personales como controlador independiente. Nosotros actuamos en su nombre y siguiendo sus instrucciones como encargados del tratamiento en el sentido del artículo 28 del GDPR. Esto significa que el notario respectivo o el notario sustituto es responsable de las operaciones individuales de tratamiento de datos.

El procesamiento de pedidos se refiere en particular al procesamiento real de la cita notarial digital mediante una conexión bidireccional audiovisual y las funciones asociadas (por ejemplo, el procesamiento de los datos de prueba del procedimiento de verificación o la firma electrónica) y el procesamiento de datos en el panel de citas de la plataforma. El tratamiento posterior de los datos antes y después de la cita notarial es responsabilidad de nuestros propios encargados de la protección de datos o de los notarios/sustitutos de los notarios.

Con cada notario o sustituto notarial hemos concluido el correspondiente acuerdo sobre la tramitación de los encargos.

Nuestros notarios asociados están obligados por diversas normas legales a almacenar sus documentos y datos personales. Para ello, les proporcionamos espacio de almacenamiento en nuestros servidores, que pueden (pero no están obligados a) utilizar. Para estos casos, también hemos suscrito un acuerdo de tramitación de pedidos con los notarios asociados.

Alojamiento e infraestructura backend (PaaS - Platform as a Service)

La protección, seguridad y fiabilidad de los datos son nuestras principales prioridades. Por eso utilizamos una infraestructura de backend de alta seguridad que cumple las normas de seguridad más estrictas y es mantenida y mejorada continuamente por expertos líderes en seguridad informática. Esto nos permite garantizar la máxima seguridad informática posible.

Todos los servicios backend que contratamos están certificados de acuerdo con las normas más importantes de protección de datos y seguridad (ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018, SOC 1, SOC 2 y SOC 3).

Todos los servicios backend que contratamos cifran los datos durante la transmisión mediante HTTPS y aíslan lógicamente los datos de los clientes. Además, los servicios backend que utilizamos cifran sus datos incluso cuando están en reposo.

Hemos celebrado un acuerdo con el proveedor de servicios para garantizar que las escrituras y documentos notariales se almacenan y procesan exclusivamente en servidores situados en Fráncfort del Meno. Si es necesario procesar datos personales en terceros países, nos hemos asegurado de que esto solo tenga lugar en cumplimiento de las condiciones establecidas en el capítulo V del GDPR.

Puede solicitarnos por correo electrónico información adicional y una copia de las cláusulas contractuales tipo pertinentes para el tratamiento y la transferencia de datos.

Comentarios de los usuarios

Con el fin de mejorar continuamente nuestro servicio, realizamos una breve encuesta a los usuarios al final de cada cita notarial. Esto implica el tratamiento de algunos de sus datos (como hora/fecha, ID de usuario, etc.).

Por supuesto, la participación en la encuesta es voluntaria. Puede simplemente cerrar la ventana emergente si no desea participar.

El tratamiento en cuestión se realiza exclusivamente con fines internos.

Consultas de búsqueda (proceso de concordancia)

Si está interesado en servicios notariales pero no tiene contacto con un notario al respecto, puede comunicárnoslo a través de nuestra plataforma o de nuestra página web (notarity.com).

Puede confirmarlo haciendo clic en el botón (“Aún no tengo notario”) de la aplicación web. Además, ofrecemos formularios en nuestro sitio web donde puede buscar notarios asociados para servicios notariales predefinidos.

De este modo, puede enviarnos detalles sobre sus necesidades de servicio o sus preocupaciones jurídicas.

A continuación, nos esforzaremos por encontrar un notario colaborador adecuado para usted dentro de nuestro grupo de notarios colaboradores. Al hacerlo, procesamos sus datos de acuerdo con esta declaración con la máxima seguridad e integridad. Los datos recogidos en este contexto serán eliminados por nosotros si el almacenamiento ya no es necesario.