Wie RHI Magnesita mit notarity Sicherheit in grenzüberschreitende Rechtsdokumente bringt

Unterschriften und Beglaubigungen von überall

Vor notarity bedeutete eine Beglaubigung oft, dass jemand persönlich bei einer Notarin oder einem Notar sein musste. Entweder reisten die Unterzeichner:innen an, oder das Notariat kam zu ihnen. Das zu koordinieren kostete viel Zeit, weil die Termine aller Unterzeichner:innen und des Notariats abgestimmt werden mussten. Die Apostille kam danach als eigener Schritt und kostete noch mehr Zeit, bevor ein Dokument tatsächlich verwendet werden konnte.

RHI Magnesita hat nicht aktiv nach einer Alternative zur klassischen Beglaubigung gesucht. Als ausgesprochen technikaffine Rechtsabteilung erkannte das Team den Nutzen aber sofort, als notarity ins Spiel kam.

In der Praxis zeigt sich das an kleinen, konkreten Stellen:

• Ändern sich die Zeichnungsberechtigten, wird die nötige Musterzeichnung heute organisiert und unterschrieben, ohne den Schreibtisch zu verlassen.
• Eine Patentbeglaubigung für eine Niederlassung im Ausland lässt sich jetzt in einem Termin am selben Tag beglaubigen, Reisen in andere Länder sind nicht mehr nötig.

Zuerst die interne Prüfung

Am wichtigsten waren Tempo und Unabhängigkeit von einem bestimmten Ort: Dokumente schnell beglaubigen und apostillieren zu lassen, egal wo sich die Unterzeichner:innen gerade aufhalten.

RHI Magnesita hat notarity vor der Freigabe die eigene interne Prüfung zu Datensicherheit und Compliance durchlaufen lassen. Während dieser Prüfung organisierte notarity ein Referenzgespräch mit der Rechtsabteilung eines anderen Kunden. So konnte RHI Magnesita direkt hören, wie sich der Prozess in der Praxis bewährt.

Vom ersten Fall zur unternehmensweiten Nutzung

Nach der internen Freigabe ging es schnell in die tatsächliche Nutzung. Bald drehten sich die Gespräche um Fragen der Skalierung, etwa einen gemeinsamen Buchungslink und eine Abrechnung, die automatisch über die E-Mail-Domain zugeordnet wird. Damit war die Grundlage für den Account gelegt, wie er heute besteht.

Drei Jahre später wächst die Nutzung weiter: Allein im ersten Halbjahr 2026 gab es bereits mehr Termine als im gesamten Jahr 2025.

Sicherheit, wo auch immer die Unterzeichner:innen sind

Ein Dokument beglaubigen und apostillieren zu lassen, zog früher meist eine zeitaufwendige Koordination nach sich, danach musste es erst ins Ausland reisen, bevor jemand damit arbeiten konnte. Heute erledigen die Kolleg:innen das direkt selbst, ohne Anreise und ohne auf den Terminkalender eines Notariats vor Ort zu warten.

Seit dem Umstieg auf die Online-Beglaubigung mit notarity spart RHI Magnesita jedes Jahr deutlich an Kosten und Arbeitszeit, weil der Verwaltungsaufwand für die Koordination von Notariaten, den Versand per Kurier und die Apostillen wegfällt.