Cómo Remote People extendió un único proceso notarial a 24 países con notarity

Cada trámite notarial, nuevos obstáculos

Remote People ayuda a las empresas a contratar y gestionar equipos en más de 150 países. Ese alcance hace que la propia documentación de la empresa (poderes, acuerdos del órgano de administración, extractos registrales) nunca dependa de una sola jurisdicción, y su volumen crece al mismo ritmo que el negocio.

Antes de optar por notarity, Remote People tenía que coordinar cada cita de forma presencial. O bien el firmante se desplazaba al notario, o bien el notario acudía a la oficina, y alguien del equipo debía averiguar primero cuál de las dos opciones era posible en ese país.

Eso obligaba a cuadrar las agendas de todos los implicados, el firmante y el notario, antes de poder firmar nada. Solo entonces el proceso pasaba a la apostilla, un paso que podía alargarse días o semanas según la jurisdicción de destino y sin apenas visibilidad sobre cuánto tardaría realmente.

El verdadero coste estaba en la propia coordinación. Encontrar un notario dispuesto a desplazarse, o uno lo bastante cerca del lugar donde estuviera el firmante, recaía en quien organizaba la cita. Esa misma persona tenía que cuadrar además todas las agendas antes de poder avanzar. Y ese esfuerzo crecía con cada nuevo país en el que entraba Remote People.

Un enlace de reserva para cualquier jurisdicción

La constitución de una sociedad en Austria a finales de 2023 llevó a Remote People a notarity por primera vez. Lo que empezó como un único trámite notarial se convirtió en una colaboración estable, renovada y ampliada en más de una ocasión desde entonces.

La configuración se ajusta a cómo trabaja realmente Remote People. Un enlace de reserva estandarizado y con su propia marca hace que el proceso sea el mismo sea cual sea el país de destino del documento. Los créditos por volumen sustituyen a la facturación por operación, y las copias en papel pueden enviarse a una dirección distinta para cada expediente, algo muy útil para una empresa cuyas operaciones y clientes están repartidos por más de 150 países en lugar de concentrados en uno.

Crecer sin el esfuerzo de coordinación

Hasta la fecha, Remote People ha gestionado citas a través de notarity para 24 países de destino, desde Bulgaria y Argentina hasta Arabia Saudí y Sri Lanka, además de Malta y Singapur. Todas siguen el mismo proceso.

El volumen mensual se ha más que duplicado desde el inicio de la colaboración y supera con creces los unos 30 documentos al año que Remote People había previsto en un principio.

Remote People cuenta además con una persona de contacto dedicada en notarity, que le indica cómo agilizar expedientes concretos y canaliza directamente sus peticiones de funcionalidades, algunas ya incorporadas al producto.

En la práctica, esa cobertura abarca una serie de necesidades recurrentes en toda la empresa:

• Poderes y declaraciones vinculados a cambios en la representación de sociedades en el extranjero
• Legalizaciones para nuevas operaciones a medida que la empresa entra en otros países
• Legalizaciones consulares tramitadas directamente cuando una jurisdicción exige ese paso adicional

A medida que crece la presencia de Remote People, crece también su uso de notarity, país a país.