Wie Remote People einen Beglaubigungsprozess mit notarity auf 24 Länder ausgeweitet hat
Remote People hilft Unternehmen, Teams in über 150 Ländern einzustellen und zu führen, und jede Beglaubigung folgt heute demselben Prozess, egal wohin das Dokument geht.
Jede Beglaubigung, neue Hürden
Remote People hilft Unternehmen, Teams in über 150 Ländern einzustellen und zu führen. Diese Reichweite bedeutet, dass die eigenen Unterlagen des Unternehmens – Vollmachten, Gesellschafterbeschlüsse, Registerauszüge – nie an eine einzige Rechtsordnung gebunden sind, und ihr Umfang wächst mit dem Geschäft.
Bevor sich Remote People für notarity entschied, musste jeder Termin vor Ort koordiniert werden. Entweder reiste die unterzeichnende Person zur Notarin oder zum Notar, oder die Notarin oder der Notar kam ins Büro, und jemand im Team musste zuerst herausfinden, welche Variante in diesem Land überhaupt möglich war.
Das hieß, die Termine aller Beteiligten abzustimmen, der unterzeichnenden Person und der Notarin oder des Notars, bevor irgendetwas unterschrieben werden konnte. Erst danach ging es an die Apostillen, ein Schritt, der sich je nach Zielland über Tage oder Wochen hinziehen konnte, ohne dass absehbar war, wie lange es tatsächlich dauern würde.
Die eigentlichen Kosten steckten in der Koordination. Eine Notarin oder einen Notar zu finden, die oder der anreist oder nah genug am jeweiligen Aufenthaltsort der unterzeichnenden Person ist, blieb an der Person hängen, die den Termin organisierte. Dieselbe Person musste auch alle Termine abstimmen, bevor es weitergehen konnte. Und dieser Aufwand wuchs mit jedem neuen Land, in dem Remote People tätig wurde.
notarity replaced what used to mean coordinating a notary market by market with one simple process, wherever the document needs to go. A genuine improvement for how we operate internationally.
Ein Buchungslink, jede Rechtsordnung
Eine Unternehmensgründung in Österreich Ende 2023 brachte Remote People erstmals zu notarity. Was mit einer einzigen Beglaubigung begann, wurde zu einer festen Zusammenarbeit, die seitdem mehrfach verlängert und ausgebaut wurde.
Das Setup passt dazu, wie Remote People tatsächlich arbeitet. Ein einheitlicher Buchungslink im eigenen Branding sorgt dafür, dass der Prozess gleich aussieht, egal in welches Land ein Dokument geht. Volumenbasierte Credits ersetzen die Abrechnung pro Vorgang, und Originale können für jeden einzelnen Fall an eine andere Adresse geschickt werden – praktisch für ein Unternehmen, dessen eigene Standorte und Kund:innen über mehr als 150 Länder verteilt sind statt an einem Ort konzentriert.
Wachsen ohne Koordinationsaufwand
Remote People hat bisher Termine für 24 Zielländer über notarity abgewickelt, von Bulgarien und Argentinien bis Saudi-Arabien und Sri Lanka, dazu Malta und Singapur. Alle folgen demselben Prozess.
Das monatliche Volumen hat sich seit Beginn der Zusammenarbeit mehr als verdoppelt und liegt weit über den rund 30 Dokumenten pro Jahr, mit denen Remote People anfangs gerechnet hatte.
Remote People hat außerdem eine feste Ansprechperson bei notarity. Sie zeigt, wie sich einzelne Fälle beschleunigen lassen, und ist der direkte Draht für Funktionswünsche, von denen einige bereits umgesetzt wurden.
In der Praxis umfasst das eine Reihe wiederkehrender Anliegen im ganzen Unternehmen:
- Vollmachten und Erklärungen bei Änderungen der Vertretung von Gesellschaften im Ausland
- Legalisationen für neue Standorte, wenn das Unternehmen in weitere Länder geht
- Botschaftslegalisationen, direkt organisiert, wenn ein Land diesen zusätzlichen Schritt verlangt
Während Remote People weiter wächst, wächst auch die Nutzung von notarity mit, Land für Land.
