Cómo Marosa redujo en semanas el plazo de sus trámites notariales con notarity
Marosa acompaña a clientes de toda Europa en el registro y el cumplimiento del IVA, y los documentos que exigen esos trámites se certifican y apostillan hoy online en minutos.
El reto
Marosa acompaña a clientes de toda Europa en el registro y el cumplimiento del IVA. Muchos de esos registros exigen que los poderes, los extractos del registro mercantil y los certificados de IVA estén certificados ante notario y apostillados antes de presentarlos. En el procedimiento tradicional, la certificación notarial y la apostilla se tramitaban íntegramente de forma presencial. El cliente debía acudir primero al notario y obtener después la apostilla mediante un procedimiento manual independiente, que solía durar entre 2 y 12 semanas según el país y que a menudo exigía otra visita presencial, esta vez a un juzgado u otra autoridad, una vez listo el documento. notarity eliminó este cuello de botella externo al digitalizar el proceso de principio a fin y enviar la documentación finalizada directamente a Marosa.
Cada expediente obligaba además al cliente a reservar tiempo para la propia visita al notario, entre 1 y 2 horas si se suman el desplazamiento y la espera. Muchos de los clientes italianos e hispanohablantes de Marosa no hablan inglés con fluidez, y el procedimiento tradicional no les ofrecía asistencia en su propio idioma, lo que complicaba aún más organizar y completar esa visita. En proyectos con plazos ajustados, la certificación notarial y la apostilla podían convertirse en un cuello de botella. Como el cliente debía completar estos pasos presenciales obligatorios antes de que Marosa pudiera continuar con el registro del IVA, cualquier retraso en el proceso externo podía afectar al calendario completo, por muy bien preparada que estuviera el resto de la solicitud.
notarity replaces time-consuming in-person notarisation appointments that used to take weeks with a fully online process completed in just a few minutes. A genuine step change for our clients.
Por qué notarity
El factor decisivo fue lo sencilla que resultaba la reserva para los clientes, muy distinta de organizar una visita presencial al notario. Además, a la propia Marosa le resultaba mucho menos laborioso obtener los documentos que necesitaba, lo que liberaba el tiempo que antes dedicaba a reclamar papeles y coordinar la logística. La asistencia en su idioma para los clientes italianos e hispanohablantes fue otra ventaja que el antiguo procedimiento presencial no podía ofrecer.
Los precios eran competitivos y, en lugar de una relación puntual con un proveedor, las reuniones periódicas con una persona de contacto directa en notarity mantuvieron a ambos equipos estrechamente coordinados desde el principio, de modo que cualquier fricción se detectaba y resolvía con rapidez en lugar de acumularse.
Hoy con notarity
Hoy, los clientes de Marosa certifican sus poderes, extractos del registro mercantil y certificados de IVA a través de notarity. Reservan su cita online en un par de minutos. Nadie tiene que llamar a varios notarios, desplazarse ni buscar una oficina. La certificación se realiza a distancia en una única cita de 5 minutos. A continuación, la apostilla se emite online, normalmente en cuestión de minutos, en lugar de las 2 a 12 semanas de antes. Los documentos finalizados se emiten online, por lo que resulta sencillo descargarlos e incorporarlos directamente al trámite o la presentación correspondiente. Cuando se necesita el documento físico, sigue siendo posible solicitar una copia en papel.
La facilidad de reserva también cierra el riesgo de incumplir plazos que existía antes. Una cita que el propio cliente concierta en minutos tiene muchas menos probabilidades de quedarse sin hacer, incluso con un calendario de proyecto ajustado. Hoy se utiliza de forma continuada en toda la cartera de clientes de Marosa. Cada cliente ahorra, según las estimaciones, entre 1 y 2 horas de desplazamiento y espera por expediente, y el plazo total se ha reducido en varias semanas.
