Wie Marosa die Dauer von Beglaubigungen mit notarity um Wochen verkürzt hat
Marosa begleitet Kund:innen in ganz Europa bei Umsatzsteuer-Registrierung und Compliance. Die nötigen Dokumente werden heute in Minuten online beglaubigt und apostilliert.
Die Herausforderung
Marosa begleitet Kund:innen in ganz Europa bei Umsatzsteuer-Registrierung und Compliance. Viele dieser Registrierungen setzen voraus, dass Vollmachten, Handelsregisterauszüge und Umsatzsteuerbescheinigungen beglaubigt und apostilliert sind, bevor sie eingereicht werden können. Im klassischen Verfahren liefen Beglaubigung und Apostille komplett offline. Die Kund:innen mussten zuerst persönlich zur Notarin oder zum Notar und anschließend die Apostille in einem separaten, manuellen Verfahren einholen. Das dauerte je nach Land meist 2 bis 12 Wochen und erforderte oft einen weiteren Termin vor Ort, diesmal bei einem Gericht oder einer Behörde, sobald das beglaubigte Dokument vorlag. notarity hat diesen externen Engpass beseitigt, indem der Prozess durchgehend digital läuft und die fertigen Unterlagen direkt an Marosa gehen.
Jeder Fall bedeutete außerdem, dass die Kund:innen Zeit für den Notartermin selbst einplanen mussten, mit Anfahrt und Wartezeit rund 1–2 Stunden. Viele italienisch- und spanischsprachige Kund:innen von Marosa sprechen nicht fließend Englisch, und im klassischen Verfahren gab es keine Unterstützung in ihrer eigenen Sprache. Das machte es noch schwerer, den Termin zu organisieren und wahrzunehmen. Bei Projekten mit knappen Fristen konnten Beglaubigung und Apostille zum Engpass werden. Weil die Kund:innen diese verpflichtenden Offline-Schritte erledigen mussten, bevor Marosa mit der Umsatzsteuer-Registrierung weitermachen konnte, wirkten sich Verzögerungen im externen Prozess auf den gesamten Zeitplan aus, egal wie effizient der Rest der Einreichung vorbereitet war.
notarity replaces time-consuming in-person notarisation appointments that used to take weeks with a fully online process completed in just a few minutes. A genuine step change for our clients.
Warum notarity
Den Ausschlag gab, wie einfach die Buchung für die Kund:innen ist, ein deutlicher Unterschied zum persönlichen Notartermin. Dazu kommt, dass Marosa selbst die benötigten Dokumente mit viel weniger Handarbeit erhält und Zeit spart, die früher in das Nachfassen von Unterlagen und die Organisation ging. Auch die Unterstützung in der eigenen Sprache für die italienisch- und spanischsprachigen Kund:innen war ein willkommener Zusatz, den das alte Verfahren vor Ort nicht bieten konnte.
Die Preise waren wettbewerbsfähig, und statt einer einmaligen Lieferantenbeziehung sorgten regelmäßige Abstimmungen mit einer direkten Ansprechperson bei notarity von Anfang an für enge Zusammenarbeit. So ließen sich Reibungspunkte schnell erkennen und beheben, bevor sie sich aufstauten.
Heute mit notarity
Heute lassen die Kund:innen von Marosa ihre Vollmachten, Handelsregisterauszüge und Umsatzsteuerbescheinigungen über notarity beglaubigen. Sie buchen ihren Termin in wenigen Minuten selbst online. Niemand muss herumtelefonieren, um eine Notarin oder einen Notar zu finden, irgendwohin fahren oder ein Büro suchen. Die Beglaubigung selbst findet in einem einzigen 5-minütigen Termin aus der Ferne statt. Die Apostille wird direkt danach online ausgestellt, meist innerhalb von Minuten statt der früheren 2 bis 12 Wochen. Die fertigen Dokumente stehen online bereit, lassen sich also leicht abrufen und direkt in den jeweiligen Prozess oder die Einreichung übernehmen. Wo das physische Dokument nötig ist, kann weiterhin ein Original dazugebucht werden.
Die einfache Buchung schließt auch die frühere Lücke beim Fristenrisiko. Ein Termin, den Kund:innen in Minuten selbst vereinbaren, wird viel seltener verpasst, auch bei engem Projektzeitplan. notarity ist heute fester Bestandteil der Arbeit mit dem gesamten Kund:innenstamm von Marosa. Jede Kundin und jeder Kunde spart pro Fall geschätzt 1–2 Stunden Anfahrt und Wartezeit, und die Gesamtdauer ist um mehrere Wochen gesunken.
