Ein Prozess für grenzüberschreitende Beglaubigungen bei Bitpanda
Wie die Rechtsabteilung von Bitpanda den Notarbesuch für jedes Zielland durch einen Buchungsprozess ersetzt hat, der alle 11 Standorte abdeckt.
Ein Notarbesuch für jedes Zielland
Die Rechtsabteilung von Bitpanda muss regelmäßig Unternehmensdokumente beglaubigen und apostillieren lassen, um sie bei ausländischen Behörden zu verwenden.
Bisher bedeutete das für jedes Dokument einen Termin vor Ort bei einer Notarin oder einem Notar. Die Apostille selbst dauerte meist rund zwei Wochen, und diese Frist begann erst, nachdem eine Unterzeichnerin oder ein Unterzeichner tatsächlich unterschrieben hatte – also erst persönlich zur Notarin oder zum Notar gebracht werden musste. Mit Bitpandas internationaler Expansion waren die Unterzeichner:innen häufiger unterwegs, sodass sich die Wartezeit vor der Unterschrift zu den zwei Wochen danach addierte.
Jeder neue Markt bedeutete außerdem, Apostille und Übersetzung getrennt zu organisieren, Markt für Markt. Die Rechtsabteilung brauchte einen Prozess, der unabhängig vom Zielland eines Dokuments gleich funktioniert – statt jedes Mal eine neue Lösung.
Contrary to the emerging trend of geoeconomic fragmentation, notarity makes the cross-border legalization of all kinds of documents remarkably simple. Their tool saves us valuable time that we can spend on business matters that truly move the needle, instead of moving a pen across a document under the watchful eye of a notary.
Ein Prozess, egal wohin das Dokument geht
Die Rechtsabteilung von Bitpanda wollte einen Partner statt einer Lösung pro Land. notarity bündelt Apostille und beglaubigte Übersetzung in einer einzigen Buchung: Die Rechtsabteilung reicht ein Dokument einmal ein, statt für jedes Zielland getrennt Notar:in und Übersetzer:in zu organisieren. Unterlagen und Abrechnung laufen über ein Konto statt über mehrere Anbieter und mehrere Rechnungen.
Die Termine finden digital mit Partnernotar:innen auf der notarity-Plattform statt, sodass Unterzeichner:innen nicht mehr anreisen müssen, um persönlich anwesend zu sein. Was früher rund zwei Wochen dauerte, ist heute in Minuten erledigt. Der Prozess läuft über eigens eingerichtete Buchungslinks pro Unterzeichner:in und ist so einfach, dass auch die Geschäftsleitung direkt über denselben Link unterschreibt – nicht nur die Assistenz.
Von einzelnen Buchungen zum festen Prozess
Seit der ersten Buchung im November 2024 hat die Rechtsabteilung 224 Unterschriften auf 121 unterzeichneten Dokumenten gesammelt. 2025, dem einzigen vollständigen Kalenderjahr bisher, liefen darunter 38 Termine über notarity. Diese Termine haben dem Team in diesem Jahr geschätzt rund 29.000 bis 45.000 € an Opportunitätskosten erspart – Zeit und Geld, die sonst in die Organisation jedes Notartermins und die Anreise der Unterzeichner:innen geflossen wären. Buchungen kommen in Wellen, gebunden an konkrete Einreichungen und Fristen, so wie Gesellschafts- und Regulierungsarbeit eben anfällt.
Neben apostillierten Unternehmensdokumenten nutzt die Rechtsabteilung notarity auch für beglaubigte Passkopien der Unterzeichner:innen und für beglaubigte, beeidete Übersetzungen von Firmenbuchauszügen. Mit der Zusammenarbeit kommen laufend neue Anwendungsfälle hinzu.
Die Rechtsabteilung muss für ein Zielland keine Notarin und keinen Notar mehr selbst suchen und koordinieren, und die Abstimmung eines Dokuments ist heute unkompliziert. Fertige Originale gehen direkt von den Partnernotar:innen an die externen Kanzleien im Ausland, statt erst den Umweg über Bitpanda zu nehmen. Und wenn doch etwas zu klären ist, hat die Rechtsabteilung eine direkte Ansprechperson bei notarity statt einer allgemeinen Support-Warteschlange.
Für die Rechtsabteilung heißt das: ein Prozess, immer derselbe, für eine Aufgabe, die früher mit jedem neuen Markt eine neue Lösung und eine Reise bedeutete.
