Política de privacidad para notarios asociados

Versión 1.0 (enero de 2022)

1. Aspectos generales

Nos tomamos muy en serio la protección de sus datos y tratamos sus datos personales y los de sus clientes de forma confidencial y de acuerdo con los requisitos legales (e incluso más allá de ellos). La presente política de privacidad le informa sobre la naturaleza, el alcance y la finalidad del tratamiento de los datos personales (en lo sucesivo, „datos“) en nuestra plataforma (disponible en https://app.notarity.com y en lo sucesivo denominada „aplicación web“ o „plataforma“). Además, esta política de privacidad le informa sobre las condiciones en las que sus datos (o los de sus clientes) se transmiten a los encargados del tratamiento. En lo que respecta a los términos utilizados, como, por ejemplo, „datos personales“ o su „tratamiento“, nos remitimos a las definiciones del artículo 4 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). La transparencia es importante para nosotros, por lo que, con esta política de privacidad, le informamos más allá de los requisitos legales mínimos.

Nuestro objetivo es, en colaboración con nuestros proveedores de servicios y socios, proteger todos los procesos de tratamiento de datos lo mejor posible y de acuerdo con los últimos avances tecnológicos frente al acceso no autorizado, la pérdida, el uso indebido o las modificaciones no autorizadas.

En cuanto al tipo, el alcance y la finalidad del tratamiento de datos en nuestra página de destino (disponible en https://notarity.com), remitimos a la política de privacidad que se puede consultar en dicha página (https://notarity.com/datenschutz/privacy).

Le rogamos que se informe periódicamente sobre el contenido de nuestra política de privacidad. Actualizaremos la política de privacidad en caso de que los cambios en el tratamiento de datos que llevamos a cabo así lo requieran. Le informaremos tan pronto como los cambios requieran una acción por su parte (por ejemplo, su consentimiento) o cualquier otra notificación individual.

2. Medidas de seguridad

De conformidad con el artículo 32 del RGPD, y teniendo en cuenta el estado de la técnica, los costes de implementación y la naturaleza, el alcance, las circunstancias y los fines del tratamiento, así como la probabilidad y la gravedad variables del riesgo para los derechos y libertades de las personas físicas, medidas técnicas y organizativas adecuadas para garantizar un nivel de protección adecuado al riesgo.

Entre las medidas se incluyen, en particular, la garantía de la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de los datos mediante el control del acceso físico a los mismos, así como del acceso, la introducción, la transmisión, la protección, la disponibilidad y la segregación de los mismos. Además, hemos establecido procedimientos que garantizan el ejercicio de los derechos de los interesados, por ejemplo, el derecho a la supresión de datos, así como una respuesta ante cualquier posible riesgo para los datos. Asimismo, tenemos en cuenta la protección de los datos personales ya desde la fase de desarrollo o selección del hardware, el software y los procedimientos, de conformidad con el principio de protección de datos desde el diseño y mediante ajustes predeterminados que respeten la protección de datos (art. 25 del RGPD).

Entre las medidas de seguridad se incluye, en particular, la transmisión cifrada de datos entre su navegador y nuestro servidor (véase también el punto 6).

3. Responsable del tratamiento (en el sentido del artículo 4, apartado 7, del RGPD)

La empresa notarity GmbH, representada por los directores generales Alexander Gugler (que también ejerce de delegado de protección de datos), Max Pointinger, Jakobus Schuster y Sebastian Wodniansky-Wildenfeld, con domicilio social en Währinger Straße 48/2. Hof, AT-1090 Viena, es la responsable del cumplimiento de la normativa de protección de datos de nuestra aplicación web.

notarity GmbH es una empresa tecnológica austriaca con sede en Viena. Gestionamos una plataforma para la elaboración digital de documentos notariales („Remote Online Notarisations“) destinada al mercado austriaco y europeo.

Estamos a su disposición para cualquier consulta sobre protección de datos. Dispone de las siguientes opciones de contacto:

• Teléfono: +43 (0) 676 58 23 602
• Correo electrónico: [email protected]

Si se pone en contacto con nosotros por correo electrónico, almacenaremos los datos que nos proporcione para procesar su consulta. Los datos recogidos en este contexto serán eliminados por nosotros si el almacenamiento ya no es necesario. Almacenamos su consulta y toda la correspondencia relacionada con ella durante trece meses tras el fin de la tramitación, así como cualquier pregunta de seguimiento, para poder presentarlas en caso de cualquier procedimiento ante la autoridad de protección de datos.

4. Bases jurídicas del tratamiento de datos

Utilizamos sus datos basándonos en distintos fundamentos jurídicos, en función de

• los servicios que usted utiliza (contrato o medidas precontractuales, art. 6, apartado 1, letra b) del RGPD);
• en cumplimiento de una obligación legal (art. 6, apartado 1, letra c) del RGPD)
• el consentimiento que nos ha otorgado (consentimiento según el artículo 6, apartado 1, letra a) del RGPD); o
• por un interés legítimo, por ejemplo, para garantizar la seguridad de la aplicación web, enviarle información sobre el uso de nuestra plataforma o sobre productos, siempre que sean similares a los que ya nos haya comprado o nos haya solicitado, y siempre que no haya desactivado dichas comunicaciones (art. 6, apartado 1, letra f) del RGPD).

5. Finalidad del tratamiento de datos

Los fines para los que tratamos sus datos pueden ser, entre otros, los siguientes

• Poner a su disposición nuestro servicio en nuestra plataforma y mantenerlo. Por lo tanto, la finalidad es la ejecución del contrato, así como el cumplimiento de nuestras obligaciones contractuales y precontractuales (artículo 6, apartado 1, letra b) del RGPD);
• notificarle cualquier cambio en nuestro servicio;
• prestar servicios a los clientes;
• mejorar nuestro servicio;
• supervisar el uso de nuestro servicio;
• para identificar, prevenir y resolver problemas técnicos; para proporcionarle noticias e información general sobre otros productos, servicios y eventos que ofrezcamos y que sean similares a los que ya nos haya comprado o sobre los que nos haya preguntado y no haya optado por no recibir dichas comunicaciones.

6. Cifrado de nuestra plataforma (app.notarity.com)

En nuestra página web utilizamos el cifrado SSL/TLS por motivos de seguridad y para proteger la transmisión de contenidos confidenciales, como, por ejemplo, las consultas que nos envía. Podrá reconocer una conexión cifrada porque la barra de direcciones del navegador cambia de “http://“ a “https://” y, dependiendo del navegador, por el icono del candado que aparece en la barra de direcciones.

Si el cifrado SSL o TLS está activado, los datos y la información que nos envíe no podrán ser leídos por terceros.

Le informamos de que la transmisión de datos por Internet (por ejemplo, en la comunicación por correo electrónico) puede presentar fallos de seguridad. No es posible garantizar una protección total de los datos frente al acceso de terceros sin utilizar un sistema de cifrado de correo electrónico, como PGP o S/MIME, por lo que el uso de este medio se realiza por cuenta y riesgo del usuario.

7. Sus derechos

De acuerdo con lo establecido en el RGPD, usted tiene los siguientes derechos frente a nosotros:

• Derecho de acceso a la información

Tiene derecho a ser informado sobre qué datos almacenamos sobre usted y cómo los procesamos.

• Derecho de rectificación

Si se da cuenta de que los datos almacenados son incorrectos, puede pedirnos que los corrijamos en cualquier momento.

• Derecho de supresión („derecho al olvido“)

Puede pedirnos que borremos los datos que hemos almacenado sobre usted en cualquier momento.

• Derecho a la limitación del tratamiento

Si no desea eliminar sus datos pero no quiere que sigamos tratándolos, puede pedirnos que restrinjamos el tratamiento de sus datos personales. En este caso, archivaremos sus datos y sólo los integraremos en nuestros sistemas operativos si usted así lo desea. Sin embargo, no podrá utilizar nuestros servicios durante este tiempo, de lo contrario volveremos a tratar sus datos.

• Derecho a la portabilidad de los datos

Puede solicitarnos que le transmitamos a usted o a otra persona responsable los datos almacenados sobre usted en formato legible por máquina. En este contexto, le facilitaremos los datos en formato JSON.

• Derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control.

Si cree que hemos hecho algo incorrecto con sus datos o en relación con sus derechos, puede ponerse en contacto en cualquier momento con la autoridad supervisora competente.

La autoridad responsable de nosotros es:

Autoridad Austriaca de Protección de Datos Barichgasse 40-42 1030 Viena Tel. +43 1 52152 2550 Correo electrónico: [email protected]

Para ejercer sus derechos, también puede ponerse en contacto en cualquier momento con [email protected].

8. Recopilación de archivos de registro del servidor

En principio, se puede acceder a nuestra aplicación web incluso antes de registrarse y utilizarla, aunque con funciones muy limitadas. En este caso, se almacenan en el servidor, de forma anónima y con fines estadísticos, datos como, por ejemplo, las páginas visitadas o los nombres de los archivos consultados, así como la fecha y la hora, sin que dichos datos puedan relacionarse directamente con su persona. Recopilamos y almacenamos automáticamente información en los denominados archivos de registro del servidor, que su navegador nos envía automáticamente. Se trata de:

• Dirección IP anonimizada;
• Fecha y hora de la solicitud Diferencia de zona horaria respecto a GMT;
• Contenido de la consulta (página específica);
• Navegador;
• Sistema operativo;
• Estado de acceso/código de estado http;
• Cantidad de datos transferidos;
• Sitio web del que procede la consulta.

Esta información no puede asignarse a una persona concreta. Estos datos no se fusionan con otras fuentes de datos. Nos reservamos el derecho a comprobar estos datos retrospectivamente si tenemos conocimiento de indicios concretos de uso ilícito.

9. Uso de Matomo

Utilizamos el servicio de análisis web Matomo en nuestra plataforma (así como en nuestra página de aterrizaje) para analizar y comprobar el uso de nuestra plataforma. Podemos utilizar las estadísticas obtenidas para mejorar nuestra oferta y hacerla más interesante para usted como usuario.

Operamos Matomo en una versión que no requiere cookies. Esto significa que no se almacenan cookies de Matomo en su ordenador con fines de análisis web. Para analizar el uso del sitio web, se registran su dirección IP e información como marcas de tiempo, sitios web visitados y su configuración de idioma. Procesamos la información recogida de este modo exclusivamente en nuestro servidor. No se transmite a terceros.

Este sitio web utiliza Matomo con la extensión “AnonymiseIP”. Esto significa que las direcciones IP se procesan de forma abreviada y no pueden vincularse directamente a personas concretas. La dirección IP transmitida por su navegador utilizando Matomo no se fusiona con otros datos recopilados por nosotros. La base jurídica para el uso de Matomo es nuestro interés primordial en adaptar mejor nuestra plataforma a las necesidades de los usuarios (Art. 6 párrafo 1 frase 1 lit. f GDPR).

El programa Matomo es un proyecto de código abierto. Puede consultar la información sobre protección de datos facilitada por el proveedor externo en matomo.org/privacy-policy/.

10. Conexión audiovisual bidireccional (videochat entre pares)

La cita notarial digital se lleva a cabo mediante una conexión audiovisual bidireccional, en la que estará conectado en tiempo real con los usuarios finales correspondientes.

El videochat se lleva a cabo, por regla general, de forma peer-to-peer. Esto significa que el videochat solo se ejecuta en los dispositivos de las personas que participan en él. De este modo, podemos ofrecer la solución más respetuosa con la protección de datos en este sentido. En los casos en los que se utiliza un servidor intermediario (lo cual puede resultar conveniente, por ejemplo, cuando hay un gran número de participantes, para garantizar la resiliencia de la aplicación web), se emplea un servidor (Turn) alojado en Alemania.

Durante la cita ante el notario, le facilitaremos algunos datos de los usuarios finales mostrándolos en la aplicación web (datos de registro del procedimiento de identificación por vídeo, datos maestros, documentos, etc.). El desarrollo concreto de la cita ante el notario y el tratamiento de datos asociado a la misma son responsabilidad suya.

11. Colaboración con otros encargados del tratamiento y terceros

En la medida en que, en el marco de nuestro tratamiento de datos, revelemos datos a otras personas y empresas (encargados del tratamiento o terceros), se los transmitamos o les concedamos acceso a los datos de cualquier otra forma, ello solo se llevará a cabo sobre la base de una autorización legal, si usted o el usuario final han dado su consentimiento, si así lo exige una obligación legal (por ejemplo, cuando la transmisión de los datos a terceros, como a nuestra empresa asociada para la firma digital, sea necesaria para el cumplimiento del contrato, de conformidad con el artículo 6, apartado 1, letra b) del RGPD) o sobre la base de nuestros intereses legítimos predominantes (por ejemplo, la prevención del fraude, el uso indebido de los servicios o el blanqueo de capitales, o para hacer valer derechos de derecho privado, etc.)

En caso de que encarguemos a terceros el tratamiento de datos en virtud de un „contrato de encargado del tratamiento“, dicho encargo se realizará con arreglo al artículo 28 del RGPD. En caso de que celebremos un acuerdo con terceros para el tratamiento de datos en régimen de responsabilidad conjunta, dicho acuerdo se basará en el artículo 26 del RGPD.

En caso de que recurramos a proveedores externos para determinadas partes de nuestra oferta, siempre los seleccionaremos y supervisaremos cuidadosamente, y les informaremos detalladamente sobre los procesos correspondientes.

En los puntos que figuran a continuación (punto 13 y siguientes) encontrará información detallada sobre nuestros principales encargados del tratamiento y socios colaboradores.

Aparte de ello, existen contratos de tratamiento por encargo con las siguientes empresas, basados en los siguientes fundamentos jurídicos:

En el marco de nuestra relación comercial, puede ser necesario que transmitamos sus datos a los siguientes destinatarios:

12. Lugar en el que se tratan los datos

Por lo general, procesamos sus datos dentro de la Unión Europea (UE) y el Espacio Económico Europeo (EEE). Todos nuestros socios, cuidadosamente seleccionados, tienen su sede en la UE o el EEE y garantizan que procesarán sus datos dentro de la UE y el EEE.

Solo uno de nuestros encargados del tratamiento (Google Ireland Limited) tiene una empresa matriz con sede en EE. UU. Google Ireland Limited nos garantiza que el almacenamiento de escrituras notariales y documentos, así como de datos de identificación, se lleva a cabo en servidores ubicados en Fráncfort del Meno, Alemania (europe-west3).

El RGPD establece requisitos estrictos para la transferencia de datos personales a países terceros. En caso de que sus datos se transfieran a destinatarios en países terceros, nos aseguramos de que ello se realice exclusivamente en las condiciones establecidas en el capítulo V del RGPD.

13. En concreto: alojamiento e infraestructura de backend (PaaS – Plataforma como servicio)

La protección, seguridad y fiabilidad de los datos son nuestras principales prioridades. Por eso utilizamos una infraestructura de backend de alta seguridad que cumple las normas de seguridad más estrictas y es mantenida y mejorada continuamente por expertos líderes en seguridad informática. Esto nos permite garantizar la máxima seguridad informática posible.

Todos los servicios backend que contratamos están certificados de acuerdo con las normas más importantes de protección de datos y seguridad (ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018, SOC 1, SOC 2 y SOC 3).

Todos los servicios backend que contratamos cifran los datos durante la transmisión mediante HTTPS y aíslan lógicamente los datos de los clientes. Además, los servicios backend que utilizamos cifran sus datos incluso cuando están en reposo.

Mediante un acuerdo con el proveedor de servicios, nos hemos asegurado de que las escrituras notariales y los documentos se almacenen y traten exclusivamente en servidores ubicados en Fráncfort del Meno. En caso de que sea necesario tratar datos personales en terceros países, nos hemos asegurado de que dicho tratamiento se realice únicamente cumpliendo las condiciones establecidas en el capítulo V del RGPD.

Puede solicitarnos por correo electrónico información adicional y una copia de las cláusulas contractuales tipo pertinentes para el tratamiento y la transferencia de datos.