Datenschutzerklärung für Partner-Notar:innen

Version 1.0 (Jänner 2022)

1. Allgemeines

Wir nehmen den Schutz Ihrer Daten sehr ernst und behandeln Ihre personenbezogenen Daten und jene Ihrer Klienten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Vorgaben (und darüber hinaus). Diese Datenschutzerklärung klärt Sie über die Art, den Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (nachfolgend kurz „Daten“) auf unserer Plattform (abrufbar unter https://app.notarity.com und nachfolgend bezeichnet als „Webapp“ oder „Plattform“) auf. Ferner klärt Sie diese Datenschutzerklärung über die Rahmenbedingungen, unter denen Ihre Daten (bzw. jene Ihrer Klienten) an Auftragsverarbeiter weitergegeben werden auf. Im Hinblick auf die verwendeten Begrifflichkeiten, wie z.B. „personenbezogene Daten“ oder deren „Verarbeitung“ verweisen wir auf die Definitionen im Art. 4 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Transparenz ist uns wichtig, daher klären wir Sie mit dieser Datenschutzerklärung über die gesetzlichen Mindestanforderungen hinaus auf.

Unser Ziel ist es, in Zusammenarbeit mit unseren Dienstleistern und Partnern, alle Datenverarbeitungsprozesse so gut wie möglich und nach aktuellem Stand der Technik vor fremden Zugriffen, Verlusten, Missbrauch oder vor unbefugten Änderungen zu schützen.

Bezüglich Art, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung auf unserer Landing-Page (abrufbar auf https://notarity.com), verweisen wir auf die dort abrufbare Datenschutzerklärung (https://notarity.com/datenschutz/privacy).

Wir bitten Sie sich regelmäßig über den Inhalt unserer Datenschutzerklärung zu informieren. Wir passen die Datenschutzerklärung an, falls Änderungen an der von uns durchgeführten Datenverarbeitung dies erforderlich machen. Wir informieren Sie, sobald durch die Änderungen eine Mitwirkungshandlung Ihrerseits (z.B. Einwilligung) oder eine sonstige individuelle Benachrichtigung erforderlich wird.

2. Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen nach Maßgabe des Art. 32 DSGVO unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.

Zu den Maßnahmen gehören insbesondere die Sicherung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Daten durch Kontrolle des physischen Zugangs zu den Daten, als auch des sie betreffenden Zugriffs, der Eingabe, Weitergabe, der Sicherung, der Verfügbarkeit und ihrer Trennung. Des Weiteren haben wir Verfahren eingerichtet, die eine Wahrnehmung von Betroffenenrechten, z.B. auf Löschung von Daten und eine Reaktion auf eine allfällige Gefährdung der Daten gewährleisten. Ferner berücksichtigen wir den Schutz personenbezogener Daten bereits bei der Entwicklung, bzw. Auswahl von Hardware, Software sowie Verfahren, entsprechend dem Prinzip des Datenschutzes durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Art. 25 DSGVO).

Zu den Sicherheitsmaßnahmen gehört insbesondere die verschlüsselte Übertragung von Daten zwischen Ihrem Browser und unserem Server (siehe auch Pkt. 6).

3. Verantwortliche Stelle (im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO)

Für die Einhaltung des Datenschutzes unserer Webapp ist die notarity GmbH, vertreten durch die Geschäftsführer Alexander Gugler (gleichzeitig auch Datenschutzbeauftragter), Max Pointinger, Jakobus Schuster, Sebastian Wodniansky-Wildenfeld, Währinger Straße 48/2. Hof, AT-1090 Wien, verantwortlich.

Die notarity GmbH ist ein österreichisches Technologieunternehmen mit Sitz in Wien. Wir betreiben eine Plattform für die digitale Errichtung notarieller Dokumente („Remote Online Notarisations“) für den österreichischen und europäischen Markt.

Für datenschutzrechtliche Anfragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung. Hierzu haben Sie die folgenden Kontaktmöglichkeiten:

• Telefon: +43 (0) 676 58 23 602
• E-Mail: [email protected]

Bei Kontaktaufnahme mit uns via E-Mail werden die von Ihnen mitgeteilten Daten von uns gespeichert, um Ihre Anfrage bearbeiten zu können. Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten werden von uns gelöscht, sofern die Speicherung nicht mehr erforderlich ist. Wir speichern Ihre Anfrage und die Korrespondenz dazu für dreizehn Monate nach dem Ende der Bearbeitung und allfälliger Anschlussfragen, damit wir diese im Fall eines allfälligen Verfahrens vor der Datenschutzbehörde vorlegen können.

4. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Wir nutzen Ihre Daten auf Basis von verschiedenen Rechtsgrundlagen, abhängig von

• den Dienstleistungen, die Sie in Anspruch nehmen (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO);
• einer gesetzlichen Verpflichtung folgend (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
• Ihrer Zustimmung, die Sie uns erteilt haben (Einwilligung Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); oder
• aus einem berechtigten Interesse heraus, um z.B. die Sicherheit der Webapp zu gewährleisten, Ihnen Informationen zur Nutzung unserer Plattform oder zu Produkten zu senden, soweit sie denjenigen ähneln, die Sie bereits von uns erworben oder bei uns angefragt haben und Sie solche Mitteilungen nicht deaktiviert haben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5. Zweck der Datenverarbeitung

Die Zwecke, für die wir Ihre Daten verarbeiten, können unter anderem sein:

• Ihnen unseren Service auf unserer Plattform zur Verfügung zu stellen und diesen aufrecht zu erhalten. Zweck ist daher die Vertragsdurchführung sowie zur die Erfüllung unserer vertraglichen und vorvertraglichen Pflichten (Artikel 6 Abs. 1 b) DSGVO);
• Ihnen Änderungen in Bezug auf unseren Service mitzuteilen;
• Kundendienstleistungen zur Verfügung zu stellen;
• unseren Service zu verbessern;
• die Nutzung unseres Services zu überwachen;
• technische Probleme zu erkennen, zu vermeiden und zu beheben; Ihnen Neuigkeiten und allgemeine Informationen zu sonstigen von uns angebotenen Produkten, Dienstleistungen und Veranstaltungen mitzuteilen, soweit sie denjenigen ähneln, die Sie bereits von uns erworben oder bei uns angefragt haben und Sie solche Mitteilungen nicht deaktiviert haben.

6. Verschlüsselung unserer Plattform (app.notarity.com)

Auf unser Website setzen wir aus Gründen der Sicherheit und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Ihrer Anfragen, die Sie an uns senden, eine SSL-/TLS-Verschlüsselung ein. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von “http://“ auf “https://” wechselt und, je nach Browser, an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können Daten und Informationen, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z.B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ohne die Verwendung von einer E-Mailverschlüsselung, wie PGP oder S/MIME, ist nicht möglich und erfolgt auf eigene Gefahr.

7. Ihre Rechte

Entsprechend der Vorgaben der DSGVO haben sie gegenüber uns die folgenden Rechte:

• Recht auf Auskunft

Sie haben das Recht, darüber informiert zu werden, welche Daten wir über Sie speichern und wie wir diese Daten verarbeiten.

• Recht auf Berichtigung

Wenn Sie feststellen, dass gespeicherte Daten nicht korrekt sind, können Sie uns jederzeit um Korrektur bitten.

• Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)

Sie können uns jederzeit auffordern, die Daten, die wir über Sie gespeichert haben, zu löschen.

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Wenn Sie Ihre Daten nicht löschen möchten, wir sie jedoch nicht weiter verarbeiten sollen, können Sie uns bitten, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken. In diesem Fall archivieren wir Ihre Daten und integrieren sie nur dann in unsere operativen Systeme, wenn Sie dies wünschen. In dieser Zeit können Sie unsere Dienste jedoch nicht nutzen, da wir sonst Ihre Daten erneut verarbeiten.

• Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie können uns auffordern, die über Sie gespeicherten Daten in maschinenlesbarer Form an Sie oder eine andere verantwortliche Person zu übermitteln. In diesem Zusammenhang stellen wir Ihnen die Daten im JSON-Format zur Verfügung.

• Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde.

Wenn Sie der Meinung sind, dass wir mit Ihren Daten oder im Zusammenhang mit Ihren Rechten etwas falsch gemacht haben, können Sie sich jederzeit an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden.

Die für uns zuständige Behörde ist:

Österreichische Datenschutzbehörde Barichgasse 40-42 1030 Wien Tel. +43 1 52152 2550 E-Mail: [email protected]

Um Ihre Rechte wahrzunehmen, können Sie sich auch jederzeit an [email protected] wenden.

8. Erhebung von Server-Log-Files

Unsere Webapp kann grundsätzlich schon vor einer Registrierung besucht werden und in einem stark eingeschränkten Umfang auch genutzt werden. Dabei werden Informationen wie beispielsweise aufgerufene Seiten bzw. Namen der abgerufenen Datei, Datum und Uhrzeit zu statistischen Zwecken anonymisiert auf dem Server gespeichert, ohne dass diese Daten unmittelbar auf Ihre Person bezogen werden können. Wir erheben und speichern automatisch Informationen in sogenannten Server-Log Files, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

• IP-Adresse in anonymisierter Form;
• Datum und Uhrzeit der Anfrage Zeitzonendifferenz zur GMT;
• Inhalt der Anfrage (konkrete Seite);
• Browser;
• Betriebssystem;
• Zugriffsstatus/http-Statuscode;
• Übertragene Datenmenge;
• Website von der die Anfrage kommt.

Diese Informationen sind für uns keiner bestimmten Person zuordenbar. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Wir behalten uns vor, diese Daten nachträglich zu prüfen, wenn uns konkrete Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung bekannt werden.

9. Einsatz von Matomo

Auf unserer Plattform nutzen wir (ebenso wie auf unserer Landing-Page) den Webanalysedienst Matomo, um die Nutzung unserer Plattform zu analysieren und zu prüfen. Über die gewonnenen Statistiken können wir unser Angebot verbessern und für Sie als Nutzer interessanter ausgestalten.

Wir betreiben Matomo in einer Version, die keine Cookies benötigt. Es werden zum Zweck der Webanalyse also keine Matomo-Cookies auf Ihrem Computer gespeichert. Für die Analyse der Website-Nutzung werden Ihre IP-Adresse und Informationen wie Zeitstempel, besuchte Webseiten und Ihre Spracheinstellungen erfasst. Die so erhobenen Informationen verarbeiten wir ausschließlich auf unserem Server. Eine Übermittlung an Dritte findet nicht statt.

Diese Website verwendet Matomo mit der Erweiterung „AnonymizeIP“. Dadurch werden IP-Adressen gekürzt weiterverarbeitet und eine direkte Personenbeziehbarkeit ausgeschlossen. Die mittels Matomo von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen von uns erhobenen Daten zusammengeführt. Rechtsgrundlage für die Nutzung von Matomo ist unser überwiegendes Interesse, unsere Plattform besser an die Bedürfnisse der User anzupassen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).

Das Programm Matomo ist ein Open-Source-Projekt. Informationen des Drittanbieters zum Datenschutz erhalten Sie unter matomo.org/privacy-policy/.

10. Audiovisuelle Zweiwegverbindung (Peer-to-Peer-Videochat)

Der digitale Notariatstermin findet im Wege einer audiovisuellen Zweiwegverbindung statt, in der Sie mit den jeweiligen Endusern in Echtzeit verbunden sind.

Der Videochat wird grundsätzlich Peer-to-Peer abgewickelt. Das bedeutet, dass der Videochat nur auf den Endgeräten der Personen betrieben wird, die am Videochat teilnehmen. Damit können wir die insofern datenschutzfreundlichste Lösung anbieten. In Fällen, in denen ein Server zwischengeschalten wird (das kann etwa bei einer größeren Anzahl an Teilnehmern sinnvoll sein, um die Resilienz der Webanwendung sicherzustellen), kommt ein (Turn)Server zum Einsatz, der in Deutschland gehostet ist.

Während des Notariatstermins stellen wir Ihnen einige Daten der Enduser zur Verfügung, indem wir diese in der Webapp einblenden (Evidenzdaten aus dem Video-Identverfahren, Stammdaten, Dokumente, etc.). Der konkrete Ablauf und die damit verbundene Datenverarbeitung des Notariatstermins liegt in Ihrer Verantwortung.

11. Zusammenarbeit mit weiteren Auftragsverarbeitern und Dritten

Sofern wir im Rahmen unserer Verarbeitung Daten gegenüber anderen Personen und Unternehmen (Auftragsverarbeiter oder Dritten) offenbaren, sie an diese übermitteln oder ihnen sonst Zugriff auf die Daten gewähren, erfolgt dies nur auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis, wenn Sie oder der Enduser eingewilligt haben, wenn eine rechtliche Verpflichtung dies vorsieht (z.B. wenn eine Übermittlung der Daten an Dritte, wie an unsere Signatur-Partnerin, gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Vertragserfüllung erforderlich ist) oder auf Grundlage unserer überwiegenden berechtigten Interessen (z.B. Verhütung von Betrug, Leistungsmissbrauch oder Geldwäsche, beim Durchsetzen von privatrechtlichen Ansprüchen, etc.)

Sofern wir Dritte mit der Verarbeitung von Daten auf Grundlage eines sog. „Auftragsverarbeitungsvertrages“ beauftragen, geschieht dies auf Grundlage des Art. 28 DSGVO. Sofern wir mit Dritten eine Vereinbarung zur Verarbeitung von Daten auf Grundlage einer gemeinsamen Verantwortlichkeit schließen, geschieht dies auf Grundlage des Art. 26 DSGVO.

Sofern wir für einzelnen Teile unseres Angebots auf externe Dienstleister zurückgreifen, werden wir diese Dienstleister stets sorgfältig auswählen und überwachen und im Detail über die jeweiligen Vorgänge informieren.

In den unten folgenden Punkten (Pkt. 13 ff) finden Sie Details zu unseren wichtigsten Auftragsverarbeitern und Kooperationspartnern.

Abgesehen davon bestehen mit folgenden weiteren Unternehmern Auftragsverarbeitungsverträge auf folgenden Rechtsgrundlagen:

Im Zuge unserer geschäftlichen Beziehung kann es erforderlich sein, dass wir Ihre Daten folgenden Empfängern übermitteln:

12. Ort der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union (EU) und des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR). Alle unsere sorgfältig ausgewählten Partner haben Ihren Sitz in der EU oder des EWR und garantieren uns, Ihre Daten innerhalb der EU und des EWR zu verarbeiten.

Lediglich einer unserer Auftragsverarbeiter (Google Ireland Limited) hat einen Mutterkonzern mit Sitz in den USA. Google Ireland Limited garantiert uns, dass die Speicherung von notariellen Urkunden und Dokumenten sowie von Identifikationsdaten auf Servern mit Standort Frankfurt/Main, Deutschland (europe-west3) erfolgt.

Die DSGVO stellt hohe Anforderungen an die Übermittlung personenbezogener Daten an Drittländer. Sofern Ihre Daten an Empfänger in Drittländern übermittelt werden, stellen wir sicher, dass dies ausschließlich unter den in Kapitel V der DSGVO enthaltenen Bedingungen erfolgt.

13. Im Speziellen: Hosting und Backend-Infrastruktur (PaaS – Platform as a Service)

Datenschutz, Datensicherheit und Zuverlässigkeit haben bei uns den höchsten Stellenwert. Wir verwenden daher eine Hochsicherheits-Backend-Infrastruktur, welche den höchsten Sicherheitsstandards entspricht und laufend von führenden IT-Sicherheitsexperten gewartet und verbessert wird. Damit können wir die höchstmögliche IT-Sicherheit gewährleisten.

Alle von uns bezogenen Backend-Dienste sind nach den wichtigsten Datenschutz- und Sicherheitsstandards zertifiziert (ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018, SOC 1, SOC 2 und SOC 3).

Alle von uns bezogenen Backend-Dienste verschlüsseln Daten während der Übertragung mit HTTPS und isolieren Kundendaten logisch. Darüber hinaus verschlüsseln die uns bezogenen Backend-Dienste Ihre Daten auch im Ruhezustand.

Wir haben durch eine Vereinbarung mit dem Dienstleister sichergestellt, dass notarielle Urkunden und Dokumente ausschließlich auf Servern mit einem Standort in Frankfurt/Main gespeichert und verarbeitet werden. Sofern eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Drittstaaten erforderlich ist, haben wir sichergestellt, dass diese nur unter Einhaltung der Bedingungen nach Kapitel V der DSGVO erfolgt.

Zusätzliche Informationen und eine Kopie der relevanten Standardvertragsklauseln für die Datenverarbeitung und -übermittlung können Sie per E-Mail bei uns anfordern.