Notarización remota online: más acceso a la justicia en Europa

La notarización remota online (Remote Online Notarisation, RON) está cambiando el acceso a los servicios jurídicos en Europa. Descubre cómo la autorización digital de documentos mediante RON elimina barreras para las personas que viven en zonas rurales, en el extranjero o con movilidad reducida, y qué oportunidades abre para la ciudadanía y las empresas.

Durante mucho tiempo, sin embargo, el acceso a un notario no fue igual de fácil para todos. Quien vive lejos, reside en el extranjero o tiene movilidad reducida a menudo tenía que superar grandes obstáculos para utilizar los servicios notariales.

La notarización remota online (RON), es decir, la realización digital de legitimaciones y escrituras notariales por vídeo, cambia precisamente eso. Hace que los servicios notariales sean independientes del lugar, más rápidos y, para muchas personas, accesibles sin complicaciones por primera vez.

Plataformas como notarity demuestran que la RON ya funciona hoy sin problemas en la práctica, con citas disponibles rápidamente y documentos utilizables a nivel internacional.

¿Qué se entiende por notarización remota?

Se entiende por notarización remota online la legitimación o autorización notarial de documentos realizada de forma totalmente digital. La identidad y la capacidad jurídica de los intervinientes se comprueban online, y los documentos se firman electrónicamente y se autorizan ante notario, todo ello mediante una conexión bidireccional segura de audio y vídeo.

Sobre todo en Europa, el tema ha evolucionado rápidamente en los últimos años:

• Alemania: desde el 1 de agosto de 2022, la constitución de una GmbH y determinadas solicitudes de inscripción registral pueden autorizarse ante notario de forma totalmente online. La base jurídica es la Ley de transposición de la Directiva de digitalización (DiRUG). El procedimiento se tramita, conforme al § 78p DiRUG, a través de una plataforma segura de videocomunicación de la Cámara Federal de Notarios (Bundesnotarkammer).
• Austria: las legitimaciones y escrituras notariales digitales están permitidas por ley desde 2020, tras introducirse inicialmente en el marco de la legislación sobre la COVID-19. Con el § 90a NO se convirtieron en una solución permanente que permite a la ciudadanía y a las empresas realizar actos notariales totalmente online.
• Estonia: el país báltico está considerado un pionero europeo. Desde 2007, Estonia gestiona un sistema e-Notary totalmente integrado que, desde 2020, también permite la autenticación remota. Ya en el primer trimestre de 2021, el 91 % de todos los actos notariales de los titulares de e-Residency se realizaron de forma digital, lo que demuestra su gran aceptación y utilidad práctica.

Esta evolución demuestra que Europa se encuentra en plena transformación profunda del notariado. Los procedimientos digitales permiten utilizar los servicios notariales desde cualquier lugar, de forma eficiente y sin barreras, y así mejorar considerablemente el acceso a la justicia.

Acceso a la justicia: un elemento central del Estado de derecho

Según el Consejo de Europa y el art. 47 de la Carta de los Derechos Fundamentales de la UE, «acceso a la justicia» significa la posibilidad de hacer valer los derechos de forma efectiva y utilizar servicios jurídicos sin obstáculos desproporcionados.

En muchos ordenamientos jurídicos es obligatorio acudir a un notario, por ejemplo para constituir una empresa, en operaciones inmobiliarias o para determinados poderes. Si no hay acceso a estos servicios, la ciudadanía a menudo no puede ejercer sus derechos o solo puede hacerlo con dificultad.

Acceso para las personas en zonas rurales

En muchos países europeos, la infraestructura notarial está muy concentrada en las ciudades. En las zonas rurales, la notaría más cercana puede estar a varias horas de distancia.

Los procedimientos digitales cubren las carencias

Las investigaciones muestran que en las regiones estructuralmente desfavorecidas suele haber menos oferta de servicios jurídicos: un informe del Urban Institute (2023) demuestra, por ejemplo, que la densidad de notarios en las zonas rurales es claramente inferior a la de las ciudades.

Aquí, la notarización remota online ofrece una solución importante:

• La ciudadanía puede utilizar servicios notariales directamente desde casa.
• El acceso a actos jurídicos importantes ya no depende del lugar de residencia.
• Las empresas pueden tramitar constituciones o poderes desde cualquier lugar.

Alemania: la Directiva de digitalización mejora la accesibilidad

Con la entrada en vigor de la DiRUG el 1 de agosto de 2022, se creó por primera vez en Alemania una base legal para la autorización notarial online. La primera constitución online de una GmbH tuvo lugar ese mismo día. La Cámara Federal de Notarios gestiona el sistema de videocomunicación necesario y desde entonces amplía continuamente el servicio.

Austria: base legal permanente desde 2020

Con el § 90a NO, Austria creó ya en 2020 un marco jurídico para los servicios notariales digitales. La regulación especial, originalmente motivada por la pandemia, es hoy una solución permanente. Las empresas pueden tramitar constituciones, poderes o acuerdos de socios de forma totalmente digital.

Según un análisis de KPMG, esto ha facilitado sobre todo a las pequeñas y medianas empresas el acceso a los servicios notariales.

Perspectiva europea: procedimientos digitales contra las desigualdades

La Comisión Europea para la Eficacia de la Justicia (CEPEJ) subraya en su informe de 2022 que los servicios notariales digitales pueden desempeñar «un papel central en la reducción de las desigualdades regionales en el acceso a la justicia», especialmente en las regiones estructuralmente desfavorecidas.

Acceso para las personas en el extranjero

Para quienes viven en el extranjero o los expatriados, la legitimación notarial solía implicar viajes, citas en embajadas o costes elevados.

Los procedimientos digitales cambian esto radicalmente:

• La constitución de sociedades o el otorgamiento de poderes pueden tramitarse directamente online.
• Estonia, por ejemplo, ofrece servicios notariales remotos incluso a través de sus embajadas en el extranjero (servicio e-Notary).
• También en Alemania y Austria la ciudadanía puede ya realizar muchos trámites notariales de forma digital, con independencia de su lugar de residencia.

Acceso para las personas con movilidad reducida

Para las personas con discapacidad física o enfermedades crónicas, desplazarse a una notaría puede suponer un gran obstáculo. Según la Organización Mundial de la Salud (OMS), en el mundo viven unos 1300 millones de personas (16 %) con discapacidad.

La notarización remota puede ser de gran ayuda:

• Todo el proceso puede hacerse desde casa o desde un centro asistencial.
• Las verificaciones digitales de identidad y las firmas electrónicas pueden diseñarse de forma accesible.
• Las tecnologías de apoyo permiten participar activamente también a personas con movilidad o visión reducidas.

Así, la notarización remota contribuye también a la aplicación del art. 13 de la Convención de las Naciones Unidas sobre los Derechos de las Personas con Discapacidad, que exige la igualdad de acceso a la justicia.

Conclusión: la notarización remota refuerza el acceso a la justicia

La notarización remota online es más que un avance técnico: es un instrumento para democratizar el acceso a los servicios jurídicos.

Ya sea en zonas rurales, en el extranjero o con movilidad reducida, la autorización digital de documentos hace que los negocios jurídicos sean más sencillos, más inclusivos y más independientes del lugar. Reduce costes, ahorra tiempo y permite que más personas que nunca ejerzan sus derechos de forma efectiva.

Así, la notarización remota contribuye de forma importante a un sistema jurídico moderno, accesible y justo, y nos acerca un gran paso a la visión de un Estado de derecho digital.

Con plataformas como notarity, esta visión ya es una realidad. Ya se trate de constituir empresas, otorgar poderes, asuntos inmobiliarios o documentos internacionales, la notarización remota online hace que el Estado de derecho sea más moderno, eficiente e inclusivo.