Escritura notarial, legitimación y certificación notarial

La protección frente a decisiones precipitadas y la función de advertencia son prioritarias para el legislador; por eso, a menudo se renuncia a la libertad de forma y se exige obligatoriamente una cita con un notario. Con frecuencia no está claro en qué se diferencian una escritura notarial (Notariatsakt), una legitimación notarial (notarielle Beglaubigung) y una certificación notarial (notarielle Beurkundung). En este artículo arrojamos luz sobre el tema y explicamos las diferencias entre estos términos. Al final, explicamos también la diferencia entre una legitimación de firma y una copia certificada. Está claro que en todos estos casos los notarios son imprescindibles. Hoy en día puedes ahorrarte el desplazamiento a una notaría resolviendo tu cita notarial de forma rápida y sencilla online a través de notarity con notarios asociados de la plataforma notarity.

En Austria rige, en principio, el principio de libertad de forma. Esto significa que el legislador deja en manos de las partes la forma en que quieren celebrar un negocio jurídico y a qué forma quieren vincularse. Sin embargo, esta regla tiene excepciones. En algunos casos, la ley se aparta de la libertad de forma y exige una forma determinada (§ 883 ABGB).

1. Escritura notarial (Notariatsakt)

Una escritura notarial (§ 52 NO) es un documento escrito que redacta un notario a petición de las partes y que se refiere a un negocio jurídico o a una declaración jurídica. Al leer la escritura, el notario explica además el significado de cada una de sus disposiciones y sus efectos. Gracias a la intervención del notario, el documento se convierte en un documento público, lo que le confiere una fuerza probatoria especial (oesterreich.gv.at).

Se necesita una escritura notarial, por ejemplo, para la constitución de una AG o GmbH, la transmisión de participaciones de una GmbH, los pactos de sindicación, las capitulaciones matrimoniales, los contratos de permuta, los contratos de préstamo entre cónyuges o las donaciones sin entrega real (§ 1 NotaktsG).

2. Certificación notarial (notarielle Beurkundung)

Las certificaciones notariales deben distinguirse de la escritura notarial. Existe una certificación notarial cuando un notario da fe de constataciones de hechos, declaraciones de conocimiento u otros actos destinados a producir efectos jurídicos (§ 76 NO; Wagner/Knechtel, NO6 § 76 NO nm. 1). Estas certificaciones tienen la fuerza probatoria de los documentos públicos (Kisser, Best Practice – Formvorschriften und Beglaubigung (2013)).

Las certificaciones notariales tienen gran importancia tanto desde el punto de vista jurídico como en la práctica diaria. El término engloba las siguientes certificaciones:

1. sobre la conformidad de (i) copias en papel con documentos en papel, (ii) impresiones en papel con documentos electrónicos y (iii) copias electrónicas (imágenes electrónicas) con documentos en papel (la llamada «Vidimierung», cotejo o testimonio de copia);
2. sobre la exactitud de traducciones;
3. sobre la autenticidad de firmas («legitimación»);
4. sobre acuerdos; y
5. sobre inscripciones en libros y registros públicos.

Las certificaciones notariales sirven para aumentar la seguridad jurídica y la fiabilidad de determinados asuntos jurídicos. La intervención del notario garantiza que las partes comprendan el significado y las consecuencias de sus actos y que el documento pueda utilizarse más adelante como prueba en caso de litigio.

2.1 Copia certificada (cotejo de copias)

La certificación de una copia, también llamada «Vidimierung», confirma que una copia coincide con el documento original. Puede hacerse comparando literalmente la copia con el documento o haciendo una copia del documento bajo la supervisión del notario.

También pueden certificarse copias parciales, siempre que se aprecie en qué puntos se han hecho omisiones y la cláusula de cotejo indique expresamente que se trata de un extracto (Wagner/Knechtel, NO6 § 77 NO nm. 6).

Por regla general, los notarios rechazan certificar una copia de una copia ya certificada, ya que podría dar la apariencia de una mayor credibilidad, aunque no dice nada sobre la autenticidad o credibilidad del documento original.

Algunos ejemplos son las copias de documentos de identidad y los certificados académicos.

2.2 Certificación de traducciones

Los notarios o sus sustitutos pueden estar nombrados como intérpretes jurados y certificados judicialmente para un idioma extranjero, o haber superado el examen de diploma de intérprete o el examen profesional de traductor. La certificación de traducciones también es posible a través de intérpretes certificados. En estos casos, los notarios o sus sustitutos pueden certificar la exactitud de las traducciones que ellos mismos hayan elaborado o revisado en el idioma correspondiente (§ 78 NO).

2.3 Legitimación notarial de firmas

En la llamada legalización (legitimación de una firma) se certifica que una firma manuscrita (firma social) en un documento en papel o una firma electrónica (firma social) en un documento electrónico es auténtica, es decir, que la firma procede de una persona determinada (Kisser, Best Practice – Formvorschriften und Beglaubigung (2013)).

Los requisitos para la legitimación son:

1. la acreditación de la identidad y, en su caso, también de la fecha de nacimiento,
2. si se utiliza una firma electrónica, la acreditación de que la firma electrónica corresponde a la parte, y
3. la estampación de la firma manuscrita o electrónica ante el tribunal o el notario, o el reconocimiento expreso de que la firma procede de la parte (Kisser, Best Practice – Formvorschriften und Beglaubigung (2013)).

El acto notarial se refiere únicamente a la autenticidad de la firma y al momento de la firma. Si, por el contrario, se quiere dar fe pública del contenido del documento firmado, se necesita una escritura notarial o un acta notarial.

Para que un documento sea inscribible en el registro de la propiedad, las firmas de las partes deben estar legitimadas. La legitimación se expide en forma de cláusula que el notario estampa directamente en el documento. Si no hay espacio en el documento, se utiliza una hoja aparte que se une al documento con un sello.

Algunos ejemplos son los poderes, las solicitudes de inscripción en el Firmenbuch austriaco o en el Handelsregister alemán, los contratos de compraventa de inmuebles, las escrituras de hipoteca y las declaraciones juradas.

2.4 Certificación de juntas y acuerdos (acta notarial)

Si debe certificarse el desarrollo de una junta (por ejemplo, una junta de socios), el notario encargado debe levantar acta (§ 87 NO). El acta notarial es un documento que tiene por objeto dar fe de hechos que ocurren personal y directamente ante el notario y de declaraciones realizadas en su presencia. Levantar acta notarial («certificación notarial») es un requisito imprescindible para la eficacia del acuerdo de modificación de los estatutos, de la disolución de la sociedad y de la fusión. Según el § 120, apartado 1, AktG, todo acuerdo de la junta general de una sociedad anónima requiere, para ser válido, «la certificación mediante acta levantada por un notario sobre la sesión».

El notario da fe de los hechos que percibe por sí mismo y de los actos jurídicamente relevantes (por ejemplo, la declaración del presidente sobre la forma de convocatoria y el quórum de la junta). Para que pueda comprobarse el cumplimiento de determinados requisitos legales (convocatoria correcta, derecho de voto, quórum), el notario también debe dejar constancia de los hechos determinantes. Así, no solo deben recogerse en el acta todas las declaraciones y circunstancias percibidas, sino también todos los demás hechos jurídicamente relevantes. Por eso, el notario puede contar él mismo los votos y dejar constancia del resultado. Sin embargo, no puede extraer conclusiones propias, por ejemplo sobre el rechazo de una propuesta. Estas corresponden a la presidencia de la junta, y el notario debe recogerlas en el acta como declaraciones de esta (Kisser, Best Practice – Formvorschriften und Beglaubigung (2013), pág. 17).

Ejemplos: la modificación de los estatutos de una GmbH y la ampliación de capital de una GmbH.

2.5 Certificación de libros o registros públicos

Según el § 89a NO, el notario puede certificar: (i) la conformidad de copias y extractos de libros públicos o de dichos registros con las inscripciones que contienen, y (ii) confirmaciones de hechos que resulten de ellos (incluidos los índices, ficheros, planos y archivos de documentos correspondientes y los expedientes judiciales y administrativos relacionados).

En la práctica, suele tratarse de certificaciones sobre la existencia registral de una sociedad, los órganos sociales nombrados y sus facultades de representación, confirmaciones sobre el sucesor jurídico actual de un titular de derechos inscrito en un registro que ya no existe, el importe del capital social inscrito, el nombre del titular registral de un inmueble o el rango de una hipoteca. Este tipo de certificaciones las solicitan con frecuencia partes extranjeras en el ámbito del derecho de sociedades. Sin embargo, si la facultad de representación ya se certifica en el propio documento notarial, no es necesario obtener además extractos o certificaciones judiciales (así, al legitimar un poder que va a utilizarse en el extranjero, el notario puede certificar, tras consultar el Firmenbuch, la facultad de representación del órgano social que firma el poder) (Wagner/Knechtel, NO6 § 89a NO nm. 1).

No obstante, el notario solo confirma los hechos que «resultan» de los registros. No puede extraer conclusiones de su consulta y confirmarlas. No le está permitido certificar hechos cuya existencia, en su opinión, pueda deducirse de los libros o registros públicos. Por tanto, si se certifica «tras consultar el Firmenbuch» que un administrador tiene facultad de firma individual, esto se refiere únicamente a la reproducción de la información inscrita en el Firmenbuch. No se confirma si la inscripción es realmente correcta (Wagner/Knechtel, NO6 § 89a NO nm. 2 y 3).

Algunos ejemplos son los extractos registrales (Firmenbuch, registro de la propiedad, Handelsregister).

2.6 Certificación de documentos públicos

Mientras que el § 89a NO se limita a las certificaciones relacionadas con libros o registros públicos, el § 89b NO permite al notario expedir, con carácter general, certificaciones sobre hechos que resulten de documentos públicos o legitimados públicamente, o de actuaciones judiciales y administrativas. Con independencia de la terminología de la ley (la NO habla de certificación), se trata de confirmaciones.

3. Diferencia entre escritura notarial y certificación notarial

Por su contenido, una escritura notarial se diferencia de la certificación notarial en que en ella se recogen declaraciones jurídicas y negocios jurídicos (§ 52 NO). En este caso, el notario debe leer personalmente la escritura. El acta, en cambio, tiene por objeto dar fe de hechos que ocurren personal y directamente ante el notario y de declaraciones realizadas en su presencia. Por tanto, aunque la ley no exige el uso expreso de la palabra «Notariatsakt», la certificación de la junta general por el notario mediante un acta no puede sustituir al otorgamiento de una escritura notarial.

4. Diferencia entre copia certificada y legitimación de firma

La copia certificada (testimonio) es la confirmación, por parte de una persona dotada de fe pública (un notario), del juzgado de distrito (Bezirksgericht) o de la autoridad que expidió el documento, de que la copia de un documento coincide con el original. Este tipo de certificación sirve para confirmar la autenticidad de una copia.

La legitimación de firma (legitimación pública), en cambio, se refiere a un documento privado. En este caso, el notario o el juzgado de distrito confirma que la firma de una persona determinada es auténtica y procede de la persona que ha firmado o reconocido su firma ante el notario o ante el juzgado de distrito. Este tipo de legitimación tiene por objeto confirmar la autenticidad de la firma.

5. Conclusión

Es importante tener en cuenta que, en Austria, los notarios son profesionales del derecho independientes que ejercen su actividad como función pública. Su misión es garantizar la seguridad y la claridad jurídicas e informar a las partes sobre sus derechos y obligaciones. Por eso, los actos notariales suelen ofrecer una protección adicional frente a litigios e incertidumbres en relación con los negocios jurídicos.

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Aviso legal: ten en cuenta que la información de este artículo es de carácter general.

Para cuestiones jurídicas concretas, es aconsejable acudir a un notario o a un abogado para recibir un asesoramiento completo.