Notariatsakt, notarielle Beglaubigung und Beurkundung

Übereilungsschutz und Warnfunktion stehen für den Gesetzgeber an oberster Stelle, weswegen oftmals von der Formfreiheit abgesehen wird und ein Termin bei Notar:innen zwingend vorgesehen ist. Oft besteht Unklarheit bei den Unterschieden eines Notariatsakts, einer notariellen Beglaubigung und einer notariellen Beurkundung. In diesem Blog bringen wir Licht ins Dunkel und erklären die Unterschiede dieser Begriffe. Außerdem erläutern wir am Ende des Blogs den Unterschied zwischen einer Unterschriftsbeglaubigung und einer beglaubigten Kopie. Klar ist, dass bei all diesen Begriffen Notar:innen essentiell sind. Mittlerweile ersparen Sie sich den Weg zu einem Notariat, indem Sie Ihren Notariatstermin schnell und einfach online über notarity mit Partnernotar:innen auf der notarity-Plattform erledigen.

Grundsätzlich besteht in Österreich der Grundsatz der Formfreiheit. Das bedeutet, der Gesetzgeber überlässt es den Parteien, in welcher Form sie ein Rechtsgeschäft schließen möchten und an welche Form sie sich dabei binden wollen. Diese Regel ist allerdings von Ausnahmen geprägt. In manchen Fällen weicht das Gesetz von der Formfreiheit ab und sieht einen bestimmten Formzwang vor (§ 883 ABGB).

1. Notariatsakt

Ein Notariatsakt (§ 52 NO) ist eine schriftliche Urkunde, die von einer Notar:in auf Wunsch der beteiligten Parteien verfasst wird und ein Rechtsgeschäft oder eine Rechtserklärung betrifft. Bei der Verlesung des Notariatsakts erläutern die Notar:innen außerdem die Bedeutung der einzelnen Bestimmungen in der Urkunde sowie deren Auswirkungen. Durch die Beteiligung der Notar:in wird die Urkunde zu einer öffentlichen Urkunde, was ihr besondere Beweiskraft verleiht (oesterreich.gv.at).

Ein Notariatsakt wird beispielsweise für AG-/GmbH-Gründungen, GmbH-Anteilsübertragungen, Syndikatsverträge, Ehepakte, Tauschverträge, Darlehensverträge zwischen Ehegatten oder Schenkungsverträge ohne wirkliche Übergabe benötigt (§ 1 NotaktsG).

2. Notarielle Beurkundung

Von dem Notariatsakt zu unterscheiden sind notarielle Beurkundungen. Eine notarielle Beurkundung erfolgt, wenn ein:e Notar:in Tatsachenfeststellungen, abgegebene Wissenserklärungen oder andere Vorgänge beurkundet, die rechtliche Wirkungen begründen sollen (§ 76 NO; Wagner/Knechtel, NO6 § 76 NO Rz 1). Diesen Beurkundungen kommt die Beweiskraft öffentlicher Urkunden zu (Kisser, Best Practice – Formvorschriften und Beglaubigung (2013)).

Notarielle Beurkundungen sind sowohl in rechtlicher Hinsicht als auch in der alltäglichen Praxis von großer Bedeutung. Der Begriff ist ein Sammelbegriff für die folgenden Beurkundungen:

1. über die Übereinstimmung von (i) Papierabschriften (Papierkopien) mit Papierurkunden, (ii) Papierausdrucken mit elektronischen Urkunden und (iii) elektronischen Abschriften (elektronischen Abbildern, elektronischen Kopien) mit Papierurkunden (die sogenannte „Vidimierung“);
2. über die Richtigkeit von Übersetzungen;
3. über die Echtheit von Unterschriften („Legalisierung“);
4. über Beschlüsse; und
5. über Eintragungen in öffentlichen Büchern und Registern.

Notarielle Beurkundungen dienen dazu, die Rechtssicherheit und Vertrauenswürdigkeit bestimmter rechtlicher Angelegenheiten zu erhöhen. Durch die Einbeziehung von Notar:innen wird sichergestellt, dass die beteiligten Parteien die Bedeutung und Folgen ihrer Handlungen verstehen und dass das Dokument später im Streitfall als Beweismittel verwendet werden kann.

2.1 Beglaubigte Kopie (Vidimierung von Abschriften)

Die Beglaubigung einer Abschrift, auch Vidimierung genannt, bestätigt, dass eine Abschrift mit der Urkunde übereinstimmt. Dies kann entweder durch einen wörtlichen Vergleich der Abschrift mit der Urkunde oder durch das Erstellen einer Kopie der Urkunde unter Aufsicht der Notar:in erfolgen.

Auszugsweise Abschriften und Kopien können beglaubigt werden, wenn erkennbar ist, an welchen Stellen Auslassungen erfolgt sind und die Vidimierungsklausel explizit auf den Auszugscharakter hinweist (Wagner/Knechtel, NO6 § 77 NO Rz 6).

Eine Beglaubigung einer Kopie von einer bereits beglaubigten Kopie wird in der Regel von Notar:innen abgelehnt, da dies den Anschein einer größeren Glaubwürdigkeit erwecken könnte, obwohl sie nichts über die Echtheit oder Glaubwürdigkeit der Haupturkunde aussagt.

Beispiele hierbei sind Ausweiskopien und Zeugnisse.

2.2 Beglaubigung von Übersetzungen

Notar:innen oder ihre Substitut:innen können für eine fremde Sprache als allgemein beeidete und gerichtlich zertifizierte Dolmetscher:innen bestellt sein oder die Diplomprüfung für Dolmetscher:innen erfolgreich abgelegt haben oder die Fachprüfung für Übersetzer:innen erfolgreich abgelegt haben. Die Beglaubigung von Übersetzungen ist auch durch zertifizierte Dolmetscher:innen möglich. In diesen Fällen können Notar:innen oder ihre Substitut:innen die Richtigkeit von selbst erstellten oder geprüften Übersetzungen in der jeweiligen Sprache notariell beurkunden (§ 78 NO).

2.3 Notarielle Beglaubigung von Unterschriften

Bei der sogenannten Legalisierung (Beglaubigung einer Unterschrift) wird beglaubigt, dass eine händische Unterschrift (firmenmäßige Zeichnung) auf einer Papierurkunde oder eine elektronische Signatur (firmenmäßige Zeichnung) auf einer elektronisch errichteten Urkunde echt ist, dh eine Unterschrift von einer bestimmten Person herrührt (Kisser, Best Practice – Formvorschriften und Beglaubigung (2013)).

Voraussetzungen für die Beglaubigung sind:

1. der Nachweis der Identität und gegebenenfalls auch des Geburtsdatums,
2. im Falle der Verwendung einer elektronischen Signatur der Nachweis, dass die elektronische Signatur der Partei zugeordnet ist, und
3. die Setzung der Unterschrift bzw der Signatur vor dem Gericht oder der Notar:in oder die ausdrückliche Anerkennung, dass die Unterschrift oder die Signatur von der Partei stammt (Kisser, Best Practice – Formvorschriften und Beglaubigung (2013)).

Die notarielle Amtshandlung bezieht sich dabei nur auf die Echtheit der Unterschrift und den Zeitpunkt der Unterfertigung. Soll hingegen der Inhalt der unterschriebenen Urkunde öffentlich beurkundet werden, bedarf es eines Notariatsakts bzw notariellen Protokolls.

Damit eine Urkunde eine verbücherungsfähige Urkunde wird, müssen die Unterschriften der Parteien beglaubigt werden. Diese werden in Form einer Klausel ausgestellt, die von der Notar:in direkt auf die Urkunde gesetzt wird. Ist dafür kein Platz auf der Urkunde, wird ein gesondertes Blatt verwendet und der Urkunde mit Siegel angeheftet.

Als Beispiele zu nennen sind hier Vollmachten, Firmenbuchanmeldungen, Handelsregisteranmeldungen, Immobilienkaufverträge, Pfandurkunden und eidesstattliche Erklärungen.

2.4 Beurkundung von Versammlungen und Beschlüssen (Notarielles Protokoll)

Soll der Verlauf einer Versammlung (etwa einer Gesellschafterversammlung) beurkundet werden, so hat die beauftragte Notar:in ein Protokoll zu errichten (§ 87 NO). Das notarielle Protokoll ist eine Niederschrift, die die Beurkundung von Tatsachen, welche sich vor der Notar:in persönlich und unmittelbar abspielen, und von Erklärungen, die in ihrer Gegenwart abgegeben wurden, zum Gegenstand hat. Die Errichtung eines notariellen Protokolls („notarielle Beurkundung“) ist zwingendes Wirksamkeitserfordernis für den Beschluss auf Abänderung des Gesellschaftsvertrags, die Auflösung der Gesellschaft und die Verschmelzung. Nach § 120 Abs 1 AktG bedarf jeder Beschluss der Hauptversammlung zu seiner Gültigkeit der „Beurkundung durch eine über die Verhandlung von einem Notar aufgenommene Niederschrift“.

Die Notar:in beurkundet von ihr selbst wahrgenommene Tatsachen sowie rechtserhebliche Vorgänge (bspw die Erklärung der:des Vorsitzenden über die Art der Einberufung und die Beschlussfähigkeit der Versammlung). Um die Überprüfung der Erfüllung bestimmter rechtlicher Erfordernisse (ordnungsgemäße Einberufung, Stimmberechtigung, Beschlussfähigkeit) zu ermöglichen, hat die Notar:in auch die dafür maßgeblichen Tatsachen festzuhalten. Zu beurkunden sind damit nicht nur alle Erklärungen und wahrgenommenen Umstände, sondern auch alle weiteren rechtserheblichen Ereignisse. Die Notar:in kann daher selbst die Stimmen zählen und das Ergebnis festhalten. Sie darf jedoch selbst keine Schlussfolgerungen ziehen, etwa über die Ablehnung des Antrags. Diese sind der Versammlungsleitung vorbehalten und von der Notar:in als deren Erklärungen zu beurkunden (Kisser, Best Practice – Formvorschriften und Beglaubigung (2013), Seite 17).

Beispiele: Änderung Gesellschaftsvertrag GmbH und Kapitalerhöhung GmbH.

2.5 Beurkundung aus öffentlichen Büchern oder Registern

Gemäß § 89a NO kann die Notar:in Folgendes beurkunden: (i) die Übereinstimmung von Abschriften und Auszügen aus öffentlichen Büchern oder solchen Registern mit den darin enthaltenen Eintragungen, sowie (ii) Bestätigungen über Tatsachen, die sich daraus (einschließlich der hinzugehörenden Verzeichnisse, Karteien, Pläne und Urkundensammlungen und damit zusammenhängenden Gerichts- und Verwaltungsakten) ergeben.

In der Praxis handelt es sich dabei meist um Beurkundungen des registrierten Bestands einer Gesellschaft, der bestellten Gesellschaftsorgane sowie deren Vertretungsbefugnis, um Bestätigungen des aktuellen Rechtsnachfolgers eines in einem Register eingetragenen und mittlerweile untergegangenen Rechteinhabers, der Höhe des eingetragenen Gesellschaftskapitals, des Namens des grundbücherlichen Eigentümers oder des Rangs einer Hypothek. Häufig werden derartige Beurkundungen im Bereich des Gesellschaftsrechts von ausländischen Beteiligten verlangt. Wird die Vertretungsbefugnis bereits in der Notariatsurkunde beurkundet, ist eine zusätzliche Beschaffung von Auszügen oder gerichtlichen Amtsbestätigungen jedoch nicht erforderlich (so kann die Notar:in bei Beglaubigung einer Vollmacht, die im Ausland verwendet werden soll, nach Einsicht in das Firmenbuch die Vertretungsbefugnis des die Vollmacht unterzeichnenden Gesellschaftsorgans beurkunden) (Wagner/Knechtel, NO6 § 89a NO Rz 1).

Die Notar:in bestätigt dabei jedoch lediglich Tatsachen, die sich aus den Registern „ergeben“. Die Notar:in darf aufgrund ihrer Einsichtnahme keine Schlussfolgerungen ziehen und diese bestätigen. Es ist der Notar:in nicht gestattet, Tatsachen zu beurkunden, deren Vorliegen sich nach ihrer Ansicht aus den öffentlichen Büchern oder Registern ableiten lässt. Wird also „nach Einsicht in das Firmenbuch“ beurkundet, dass ein/e Geschäftsführer:in Einzelzeichnungsberechtigung hat, so bezieht sich dies lediglich auf die Wiedergabe der im Firmenbuch registrierten Information. Ob die Eintragung auch tatsächlich richtig ist, wird damit nicht bestätigt (Wagner/Knechtel, NO6 § 89a NO Rz 2 und 3).

Beispiele sind Registerauszüge (Firmenbuch, Grundbuch, Handelsregister).

2.6 Beurkundung aus öffentlichen Urkunden

Während sich die Regelung des § 89a NO auf Beurkundungen im Zusammenhang mit öffentlichen Büchern oder Registern beschränkt, kann ein:e Notar:in gemäß § 89b NO ganz allgemein Beurkundungen über Tatsachen ausstellen, die sich aus öffentlichen, öffentlich beglaubigten Urkunden oder Gerichts- und Verwaltungsakten ergeben. Ungeachtet der Wortwahl des Gesetzes – die NO spricht von der Beurkundung – handelt es sich dabei um Bestätigungen.

3. Unterschied Notariatsakt und notarielle Beurkundung

Ein Notariatsakt unterscheidet sich seinem Inhalt nach von der notariellen Beurkundung dadurch, dass in ihm Rechtserklärungen und Rechtsgeschäfte (§ 52 NO) beurkundet werden. Der Notariatsakt muss hier persönlich von der Notar:in verlesen werden. Die Niederschrift hat jedoch die Beurkundung von Tatsachen, welche sich vor der Notar:in persönlich und unmittelbar abspielen, und von Erklärungen, die in ihrer Gegenwart abgegeben werden, zum Gegenstande. Wenngleich also der ausdrückliche Gebrauch des Wortes „Notariatsakt“ gesetzlich nicht vorgeschrieben ist, kann die Beurkundung der Generalversammlung durch die Notar:in in einer Niederschrift die Errichtung eines Notariatsaktes nicht ersetzen.

4. Unterschied beglaubigte Kopie und Beglaubigung

Die beglaubigte Kopie (beglaubigte Abschrift) ist eine Bestätigung durch eine mit öffentlichem Glauben versehene Urkundsperson (eine Notar:in), das Bezirksgericht oder die ausstellende Behörde, dass eine Kopie einer Urkunde mit dem Original übereinstimmt. Diese Art der Beglaubigung dient der Bestätigung der Echtheit einer Kopie.

Die Beglaubigung der Unterschrift (öffentliche Beglaubigung) hingegen bezieht sich auf eine Privaturkunde. Hierbei bestätigt die Notar:in oder das Bezirksgericht, dass die Unterschrift einer bestimmten Person echt ist und von der Person stammt, die vor der Notar:in oder vor dem Bezirksgericht unterschrieben oder ihre Unterschrift anerkannt hat. Diese Art der Beglaubigung zielt darauf ab, die Authentizität der Unterschrift zu bestätigen.

5. Fazit

Es ist wichtig zu beachten, dass Notar:innen in Österreich unabhängige juristische Fachleute sind und ihre Tätigkeit als öffentliche Funktion ausüben. Sie haben die Aufgabe, die Rechtssicherheit und Rechtsklarheit zu gewährleisten und die Parteien über ihre Rechte und Pflichten zu informieren. Notarielle Akte bieten daher oft einen zusätzlichen Schutz vor Rechtsstreitigkeiten und Unsicherheiten im Zusammenhang mit Rechtsgeschäften.

All die oben genannten notariellen Amtshandlungen können Sie schnell und einfach online mit Partnernotar:innen auf der notarity-Plattform abwickeln.

Disclaimer: Bitte beachten Sie, dass die Informationen in diesem Beitrag allgemeiner Natur sind.

Es ist ratsam, sich bei konkreten rechtlichen Angelegenheiten an Notar:innen oder Rechtsanwält:innen zu wenden, um eine umfassende Beratung zu erhalten.