Wie Seegman grenzüberschreitende Beglaubigungen mit notarity skaliert hat
Seegman, eine Anwaltskanzlei mit Büros in Madrid und Lissabon, die internationale Mandant:innen berät, hat mit notarity 158 Beglaubigungstermine abgeschlossen. Heute nutzen 17 Anwält:innen der Kanzlei die Plattform.
Kein einheitlicher Ablauf, auf den man zurückgreifen konnte
Die Mandant:innen von Seegman sitzen selten an einem Ort. Die Kanzlei vertritt regelmäßig Mandant:innen in verschiedenen Ländern, von Peru und Ecuador bis Mexiko, Argentinien, Italien und die USA, die alle Dokumente für die Verwendung in Spanien beglaubigen lassen müssen.
Vor notarity bedeutete die Erteilung einer Vollmacht, den Prozess intern und von Fall zu Fall abzuwickeln. Seegman stimmte sich mit einer Notarin oder einem Notar vor Ort oder mit dem zuständigen Konsulat in dem Land ab, in dem sich die Mandantschaft gerade befand. Jeder Fall erforderte ein eigenes Vorgehen, weil Anforderungen und Verfügbarkeit vor Ort von Rechtsordnung zu Rechtsordnung unterschiedlich waren. Einen einheitlichen, wiederholbaren Ablauf, auf den man zurückgreifen konnte, gab es nicht.
notarity has simplified a lot of things for us. For me, though, the biggest value lies in handling urgent powers of attorney with international signatories quickly. A traditionally complex process has become fast and highly efficient.
Wie ein Fall die ganze Kanzlei erreichte
Seegman nahm an einem Webinar von notarity zur digitalen Beglaubigung teil und meldete sich noch am selben Tag, mit einem konkreten Anwendungsfall, den die Kanzlei ausprobieren wollte. Eine Vollmacht für eine Mandantin oder einen Mandanten sollte aus der Ferne beglaubigt werden.
Sobald das Team für Einwanderungsrecht ein funktionierendes Beispiel hatte, brachte es dieses zu den Gesellschaftsrechtler:innen von Seegman. Sie entwickelten den Prozess weiter und machten ihn zum festen Bestandteil ihres Umgangs mit den Unterlagen ihrer Mandant:innen. Es folgte eine Schulung per Live-Videocall, und in den Wochen danach wurden nach und nach Einzelkonten für die Kolleg:innen eingerichtet. Aus diesem einen Konto sind inzwischen 17 aktive Nutzer:innen in der ganzen Kanzlei geworden.
Seegman war eine der ersten Anwaltskanzleien in Spanien, die notarity nutzten, und ist seitdem eine der treuesten geblieben.
Wofür Seegman notarity heute nutzt
Vollmachten sind bei Seegman weiterhin der zentrale Anwendungsfall, von Prozessführung und verwaltungsrechtlichen Rechtsbehelfen über gesellschaftsrechtliche Angelegenheiten bis zu gemeinsamen Vollmachten. Darüber hinaus nutzt die Kanzlei notarity für die Beglaubigung von Passkopien und für Legalisierungen im Zusammenhang mit NIE-Anträgen sowie für Tatsachenbeurkundungen.
Heute wird die Plattform in mehreren Praxisgruppen und Funktionen von Seegman genutzt, darunter die Teams für Gesellschaftsrecht, Steuern, Verwaltungsrecht und internationale Mobilität. Dokumente, die über Seegman beglaubigt wurden, sind für die Verwendung in fünf Zielländern vorbereitet worden, darunter Spanien, Guatemala, Portugal, Barbados und Hongkong, jeweils gemäß den Formvorschriften des Landes.
Für die Anwält:innen von Seegman ist der größte Gewinn die Zeit. Statt von Fall zu Fall eine Notarin oder einen Notar vor Ort oder ein Konsulat zu koordinieren, folgt heute jeder Termin demselben Ablauf, egal wo sich die Mandantschaft befindet. Auf Basis von 113 Terminen in den 12 Monaten bis September 2026 schätzt der Opportunitätskosten-Rechner von notarity, dass Seegman dadurch 243–379 Stunden Arbeitszeit pro Jahr spart.
