Online-Notartermin: Ablauf, Rechtsgrundlage und Sicherheit

Mit Online-Notarterminen auf der notarity-Plattform reduziert sich der Aufwand für notarielle Beglaubigungen und Notariatsakte von mehreren Wochen auf wenige Minuten. Nachfolgend erklären wir, wie ein Online-Notartermin funktioniert. Außerdem informieren wir über die Sicherheit und Gültigkeit sowie darüber, welche Vorteile damit verbunden sind.

Wie funktioniert ein Online-Notariatstermin über notarity?

Ein digitaler Notartermin findet live über eine Videokonferenz mit einem:einer Partnernotar:in auf der notarity-Plattform statt. Während des Anrufs können Sie die Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnen.

1. Verifizierung der Identität

   Vor Ihrem digitalen Termin muss Ihre Identität verifiziert werden. Eine Möglichkeit, Ihre Identität zu verifizieren, besteht über ein Video-Identifikationsverfahren. Mehr über die Verifizierung Ihrer Identität mittels Video-Identifikationsverfahren finden Sie hier.

   Als zweite Möglichkeit können Sie einen elektronischen Ausweis vorweisen (eID). Elektronische Ausweise sind zum Beispiel ID Austria, elektronische deutsche Personalausweise oder elektronische estnische Ausweiskarten.

   Während dieser Verifikation wird Ihnen auch eine qualifizierte elektronische Signatur ausgestellt, mit der Sie während des Online-Notartermins unterschreiben können. Es ist nicht erforderlich, eine elektronische Signatur im Vorfeld zu besitzen.

   Hier erfahren Sie mehr über qualifizierte elektronische Signaturen.

   Im Termin wird der:die Notar:in stets noch eine Identifikation der Parteien selbstständig durchführen. Halten Sie dafür Ihr Ausweisdokument bereit.

2. Termineinladung

   Wenn Ihr:e bevorzugte:r Notar:in Sie zu einem digitalen Notariatstermin auf notarity einlädt oder Sie direkt über notarity einen Termin buchen, erhalten Sie innerhalb von wenigen Minuten eine Terminbestätigung. Anschließend erhalten Sie eine Einladung zur notarity-Plattform. Außerdem erhalten Sie die Einladung via E-Mail. Um an Online-Notariatsterminen teilnehmen zu können, ist es notwendig, die Einladung anzunehmen. Anschließend können Sie die Termindetails einsehen und die Dokumente hochladen, die im Termin bearbeitet werden sollen.

3. Online-Notartermin und Signatur

   Zum vereinbarten Termin klicken Sie einfach auf den „Termin beitreten“-Button in den Termindetails auf der notarity-Plattform. Anschließend werden Sie mit Ihrem:Ihrer Notar:in in einer Videokonferenz verbunden. In weiterer Folge überprüft Ihr:e Notar:in Ihre Identität. Anschließend wird Ihr:e Notar:in Sie durch den weiteren Ablauf des Termins führen und Sie anweisen, die entsprechenden Dokumente digital zu unterzeichnen.

   An der Videokonferenz können Sie mit jedem Endgerät teilnehmen – also auch mit dem Handy oder Tablet. Die Videokonferenz wird im Browser gestartet. Sie müssen dafür keinerlei zusätzlichen Programme herunterladen.

   Der Ablauf des Notartermins funktioniert innerhalb weniger Minuten. So beträgt beispielsweise die Termindauer einer Unterschriftsbeglaubigung in der Regel weniger als 2 Minuten.

4. Download der Dokumente

   Anschließend stehen Ihnen die beglaubigten Dokumente zum Download zur Verfügung.

Rechtsgrundlage für den Online-Notartermin

Seit dem Inkrafttreten des Elektronischen Notariatsform-Gründungsgesetzes (ENG) ist es möglich, einen elektronischen Notariatsakt unter Verwendung elektronischer Telekommunikationsmöglichkeiten zu erstellen. Diese Möglichkeit baut auf der bereits vorhandenen Option zur Erstellung eines elektronischen Notariatsakts und den damit verbundenen Voraussetzungen auf. Die genauen Anforderungen und Bedingungen, insbesondere die spezifischen Anforderungen an die Form des Notariatsakts hierfür sind im neuen § 69b NO geregelt (Feltl/Aicher in Straube/Ratka/Rauter, WK GmbHG § 4, Rz 50).

Alle Personen, die einen elektronischen Notariatsakt unterzeichnen, müssen elektronische Signaturen gemäß Artikel 3 Ziffer 10 der eIDAS-VO verwenden (§ 68 Absatz 1 Buchstabe g NO).

Ist ein Online-Notariatstermin sicher?

Ja, Online-Notartermine sind sicher. Qualifizierte elektronische Signaturen (QES) sind weit schwerer zu fälschen als eigenhändige Unterschriften. Die QES kann immer nur über zwei Faktoren ausgelöst werden. Außerdem schützt die QES das unterschriebene Dokument vor nachträglichen Manipulationen.

Für die Sicherstellung der Identität der beteiligten Personen werden besondere gesetzliche Maßnahmen vorausgesetzt.

§69 Abs 2 NO beschäftigt sich mit den besonderen Maßnahmen, die erforderlich sind, um die Identität einer Person zuverlässig zu prüfen und festzustellen, insbesondere angesichts der Tatsache, dass die Partei lediglich über eine qualifizierte Videokonferenz zugeschaltet wird. Dabei muss besonders darauf geachtet werden, dass das potenziell erhöhte Risiko der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung berücksichtigt wird (§ 36b Absatz 2 NO in Verbindung mit Anlage III zum FM-GwG).

Außerdem hat der:die Notar:in die Identitätsfeststellung entweder anhand eines amtlichen Lichtbildausweises im Rahmen eines videogestützten elektronischen Verfahrens oder durch ein gesetzlich vorgesehenes Verfahren vorzunehmen, das dieselben Informationen wie bei Vorlage eines amtlichen Lichtbildausweises bereitstellt (elektronischer Ausweis) (vgl. ErläutRV ENG, Feltl/Aicher in Straube/Ratka/Rauter, WK GmbHG § 4, Rz 58).

Zuletzt verbleibt die endgültige Verpflichtung zur Identifizierung der Parteien stets bei dem:der beurkundenden Notar:in. Der:die Notar:in wird daher im Termin noch einmal die Identität der Beteiligten feststellen.

Vorteile eines Online-Notartermins

Die Vorteile eines Online-Notartermins liegen auf der Hand. Zum einen sparen Sie sich den physischen Weg ins Notariat. Sie erreichen Ihre:n Notar:in einfach über die notarity-Plattform mittels Online-Termins. Insbesondere bei Notarterminen, bei welchen mehrere Personen aus verschiedenen internationalen Destinationen gleichzeitig vor Ort sein müssen, hat ein Online-Notartermin durchaus seine Vorteile. Dadurch erübrigen sich meilenweite Flug-, Zug- oder Autostrecken, womit Sie eine Menge an Zeit, Geld und Sprit sparen.

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