Apostille online beantragen – Der einfache digitale Weg mit notarity

Wer eine Urkunde im Ausland verwenden möchte – etwa eine Vollmacht, einen Gesellschaftsvertrag oder ein Zeugnis – benötigt häufig eine Apostille als internationalen Echtheitsnachweis. Jahrzehntelang war der Weg dorthin mit Papierdokumenten, Postwegen und Behördengängen verbunden. Heute geht das einfacher: Ja, eine Apostille kann online beantragt werden, wenn das zugrunde liegende Dokument zuvor digital notariell beglaubigt wurde.

In diesem Beitrag erklären wir, wie der Prozess funktioniert, welche rechtlichen Grundlagen bestehen und wie er sich durch moderne Plattformen wie notarity erheblich vereinfacht.

Was ist eine Apostille – und warum ist sie wichtig?

Die Apostille ist ein Beglaubigungsvermerk, der auf dem Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation vom 5. Oktober 1961 basiert. Sie bestätigt:

• die Echtheit der Unterschrift,
• die Eigenschaft, in der der:die Unterzeichner:in gehandelt hat, und
• gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels.

Art. 3 Abs. 1 des Haager Übereinkommens: „Die einzige Förmlichkeit, die verlangt werden darf, um die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in der der Unterzeichner gehandelt hat, und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels zu bestätigen, ist die Anbringung der im Artikel 4 bezeichneten Apostille.“ (Haager Apostille-Übereinkommen, BGBl. 1965 II S. 875)

Die Apostille ist insbesondere erforderlich, wenn Dokumente in einem anderen Vertragsstaat des Haager Übereinkommens verwendet werden sollen – etwa bei Unternehmensgründungen, internationalen Vollmachten, Aufenthaltsverfahren oder der Anerkennung von Ausbildungsnachweisen.

Das Auswärtige Amt beschreibt sie als: „eine vereinfachte Form der Echtheitsbestätigung öffentlicher Urkunden für den internationalen Rechtsverkehr.“

Der klassische Weg: Apostille „offline“ beantragen (Österreich)

In Österreich ist der Prozess zur Apostillierung nach wie vor papierbasiert und erfolgt in mehreren Schritten:

• Notarielle oder behördliche Beglaubigung: Das Dokument muss zunächst von einem:einer Notar:in oder einer Behörde beglaubigt werden.
• Einreichung bei der zuständigen Stelle: Je nach Dokument ist eine andere Behörde zuständig – z. B. das Landesgericht für notarielle Urkunden, das Oberlandesgericht für gerichtliche Dokumente oder die Landesregierung bzw. das Bundesministerium für europäische und internationale Angelegenheiten (BMEIA) für Verwaltungsurkunden (BMEIA – Apostille und Beglaubigungen).
• Gebühren & Bearbeitungszeit: Die Kosten liegen meist zwischen 15 € und 30 €, die Bearbeitung dauert in der Regel einige Werktage.
• Abholung oder Versand: Die apostillierte Urkunde kann persönlich abgeholt oder per Post zugestellt werden.

Dieser Prozess ist rechtlich anerkannt, jedoch zeitaufwendig und mit physischen Originaldokumenten verbunden.

Der digitale Weg: Apostille online beantragen mit Remote Online Notarisation

Mit der fortschreitenden Digitalisierung juristischer Abläufe lassen sich Beglaubigungen heute vollständig online durchführen. Grundlage dafür ist die sogenannte Remote Online Notarisation (RON) – ein Verfahren, bei dem die notarielle Beglaubigung per Videoidentifikation erfolgt, ohne dass ein physischer Notartermin notwendig ist.

Über notarity kann der gesamte Ablauf digital abgewickelt werden:

• Dokumente werden online hochgeladen und im Rahmen eines Videotermins rechtsgültig beglaubigt.
• Direkt im Anschluss lässt sich eine Apostille beantragen – ohne Behördengänge oder postalische Einreichungen.
• Die Ausstellung erfolgt in der Regel sehr zeitnah: Die apostillierte Urkunde steht meist kurz nach dem Online-Termin digital zur Verfügung. Auf Wunsch kann zusätzlich eine physische Ausfertigung an eine beliebige Adresse versendet werden.

Damit wird der gesamte Prozess – von der Unterschrift über die notarielle Beglaubigung bis hin zur Apostille – digitalisiert und erheblich beschleunigt.

Mehr Informationen zum Ablauf finden Sie hier: notarity – Apostille-Service

Schritt-für-Schritt: So funktioniert der digitale Prozess

1. Termin buchen: Vereinbaren Sie online einen passenden Notartermin – meist innerhalb weniger Stunden oder am selben Tag.
2. Dokument hochladen: Laden Sie das zu beglaubigende Dokument direkt auf der Plattform hoch.
3. Identitätsprüfung: Ihre Identität wird sicher digital verifiziert.
4. Online-Notartermin: Ein:e zertifizierte:r Partnernotar:in führt die Beglaubigung über die notarity-Plattform durch.
5. Apostille direkt dazubuchen: Bereits bei der Terminbuchung kann die Apostille mitbeantragt werden, sodass kein zusätzlicher Antrag nötig ist.

Erhalt der apostillierten Urkunde: Das Dokument wird innerhalb weniger Minuten nach dem Notartermin mit Apostille digital ausgestellt und steht zum Download bereit. Auf Wunsch kann zusätzlich eine physische Ausfertigung versendet werden.

Rechtliche Grundlagen & Grenzen

Auch beim digitalen Verfahren gelten die Grundsätze des internationalen Apostillenrechts:

• Gültigkeit: Die Apostille muss immer von der zuständigen Behörde des ausstellenden Staates stammen (Haager Apostille-Übereinkommen).
• Anerkennung: Nicht alle Staaten akzeptieren derzeit elektronische Apostillen („e-Apostille“). In der Regel ist dies aber in allen Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens der Fall.
• Dokumenttypen: Nur bestimmte Dokumentarten können digital beglaubigt und apostilliert werden.

Vorteile der Online-Apostille auf einen Blick

Fazit: Apostille online beantragen – einfacher als je zuvor

Ja – eine Apostille lässt sich heute vollständig online beantragen. Voraussetzung ist, dass das Dokument zuvor digital notariell beglaubigt wurde. Mit Lösungen wie notarity können alle Schritte – von der Identitätsprüfung über den digitalen Notartermin bis zur Ausstellung der Apostille – rechtssicher und zeitsparend online durchgeführt werden.

Das Ergebnis: international gültige Dokumente ohne Papierkram, ohne Behördengänge und oft innerhalb weniger Minuten.