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Digitale Beglaubigung: Schluss mit Papier und Wartezeiten
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Die Digitalisierung eröffnet auch im Notariatswesen völlig neue Möglichkeiten. Prozesse, die früher nur auf Papier und mit persönlicher Anwesenheit möglich waren, können heute schnell, sicher und bequem online erledigt werden. Ein zentrales Beispiel dafür ist die Online-Beglaubigung. Doch wie funktioniert sie genau, worin liegt ihr Vorteil gegenüber der klassischen physischen Beglaubigung – und auf welchen rechtlichen Grundlagen basiert sie?
1. Begriff und rechtliche Grundlage
Unter einer Beglaubigung versteht man die Bestätigung durch eine Urkundsperson – in Österreich meist ein:e Notar:in –, dass eine Unterschrift oder eine Urkunde echt ist (§ 79 Notariatsordnung – NO).
Seit der Umsetzung der EU-Digitalisierungsrichtlinie (EU) 2019/1151 ist es in vielen Mitgliedstaaten möglich, Beglaubigungen auch vollständig online durchzuführen. In Österreich regeln insbesondere die Notariatsordnung (NO) sowie das Gesellschaftsrechtliche Digitalisierungsgesetz (GesDigG) die Rahmenbedingungen für die digitale Notariats- und Beglaubigungstätigkeit.
2. Klassische physische Beglaubigung vs. Online-Beglaubigung
| Merkmal | Klassische physische Beglaubigung | Online-Beglaubigung |
|---|---|---|
| Ort | Physische Anwesenheit bei Notar:innen | Videokonferenz mit qualifizierter Identifizierung auf Basis der eIDAS-Verordnung |
| Medium | Papierdokument, handschriftliche Unterschrift | Elektronisches Dokument mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES) |
| Rechtsgrundlage | § 79 NO, analoge Beurkundung | EU-Digitalisierungsrichtlinie, GesDigG, § 69b iVm § 79 (9) NO |
| Verwendung | Z. B. Firmenbucheintragung, Vollmachten, Grundbuch | Gleiche Rechtswirkung, praktisch relevant für grenzüberschreitende Vorgänge |
| Beweiswert | Notariatsurkunde | Gleichwertig mit Papier, europaweit anerkannt (eIDAS-Verordnung) |
3. Schritt-für-Schritt: So funktioniert die Online-Beglaubigung technisch
3.1 Terminbuchung und Identifizierung
Der:die Kund:in bucht online einen Termin bei einem:einer Notar:in, z. B. über Plattformen wie notarity.
Vor der eigentlichen Videokonferenz erfolgt die Identitätsprüfung. Hierfür gibt es verschiedene Verfahren:
- eID (elektronischer Personalausweis, ID Austria)
- Video-Ident-Verfahren: geschulte Mitarbeiter:innen prüfen Ausweis und Gesicht über Kamera.
- Bankident (in einigen Ländern über Online-Banking möglich).
Diese Verfahren müssen den Anforderungen der eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 entsprechen.
3.2 Videokonferenz mit dem:der Notar:in
Der:die Notar:in führt ein Gespräch per gesicherter Videokonferenz. Dabei wird geprüft:
- Identität (Ausweisabgleich + visuelle Kontrolle)
- Geschäftsfähigkeit und freier Wille der Person
- Inhalt des Dokuments
3.3 Elektronische Signatur durch die Mandant:innen
Der:die Mandant:in signiert das Dokument digital mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES).
Technische Basis:
- Die QES wird über einen zertifizierten Vertrauensdiensteanbieter nach eIDAS erstellt.
- Der private Signaturschlüssel wird in einem Hardware Security Module (HSM) oder auf einer qualifizierten Signaturkarte sicher verwahrt.
- Die Signatur enthält einen Zeitstempel und ist kryptographisch fälschungssicher.
3.4 Beglaubigung durch den:die Notar:in
Der:die Notar:in prüft die QES und erstellt selbst eine qualifizierte elektronische Beglaubigung.
Dabei wird eine digitale Notarsignatur auf das Dokument gesetzt, die folgende Angaben enthält:
- Identität des:der Notar:in (qualifizierte Signatur)
- Bestätigung der Echtheit der Unterschrift
- Ort und Zeit der Beglaubigung
Auch dies geschieht technisch über einen QTSP, dessen Vertrauenswürdigkeit über die EU Trusted List (EUTL) nachprüfbar ist.
3.5 Ausgabe des Dokuments
- Das fertige Dokument liegt in einem PDF mit eingebetteten qualifizierten Signaturen vor.
- Alle Empfänger:innen (z. B. Handelsregister, Gericht, Behörde) können die Echtheit über die EU Trusted List (EUTL) prüfen.
- Bei Bedarf kann zusätzlich eine Apostille beantragt werden, falls das Dokument außerhalb der EU verwendet wird.
4. Vorteile der technischen Umsetzung
- Höchste Sicherheit durch starke Kryptographie und zertifizierte Infrastrukturen.
- Manipulationssicherheit: Änderungen am Dokument machen die Signatur sofort ungültig.
- EU-weite Anerkennung: Dank eIDAS gilt die QES in allen Mitgliedstaaten als gleichwertig mit einer handschriftlichen Unterschrift.
- Effizienz: Dokumente können sofort digital eingereicht werden – ohne Scans oder Postwege.
5. Fazit: Online-Beglaubigung auf einen Blick
Die Online-Beglaubigung ist die digitale Weiterentwicklung der klassischen Beglaubigung von physisch vorliegenden Dokumenten. Sie verbindet die rechtliche Sicherheit traditioneller Verfahren mit den Vorteilen moderner Technologien wie Videokonferenzen, qualifizierten elektronischen Signaturen und europaweit anerkannten Vertrauensdiensten. Damit können Beglaubigungen nicht nur schneller und ortsunabhängig, sondern auch technisch sicher und international gültig durchgeführt werden. Mit notarity steht dafür eine Plattform zur Verfügung, die diesen Prozess zuverlässig und benutzerfreundlich gestaltet.
