Escritura notarial - Certificación notarial - Notarización

Lisa Marie Breyer

20 de julio de 2023

La protección contra la precipitación y la función de advertencia son la máxima prioridad para el legislador, por lo que a menudo se renuncia a la exención de requisitos formales y es obligatoria la cita con un notario. Las diferencias entre un acta notarial, una certificación notarial y una autenticación notarial son a menudo poco claras. En este blog, arrojamos algo de luz sobre el tema y explicamos las diferencias entre estos términos. Al final del blog, también explicamos la diferencia entre una certificación de firma y una copia notarial. Está claro que los notarios son esenciales para todos estos términos. Mientras tanto, puede ahorrarse el viaje a una notaría reservando rápida y fácilmente su cita a través de notariedad en línea con nuestros notarios asociados.

En principio, en Austria rige el principio de libertad de forma. Esto significa que el legislador deja a las partes decidir la forma en que desean celebrar un negocio jurídico y la forma a la que desean quedar vinculadas. Sin embargo, esta norma se caracteriza por excepciones. En algunos casos, la ley se aparta de la libertad de forma y estipula un requisito formal específico.¹

1. acta notarial

Un acta notarial² es un documento escrito que redacta un notario a petición de las partes implicadas y que se refiere a un negocio jurídico o a una declaración legal. Durante la lectura del documento notarial, el notario también explica el significado de cada una de las disposiciones del documento y sus efectos. La intervención del notario hace que la escritura sea pública, lo que le confiere una fuerza probatoria especial.³

Por ejemplo, un acta notarial se utiliza para más Constitución de AG/GmbH, transferencia de participaciones de GmbH, acuerdos de sindicación, pactos matrimoniales, acuerdos de intercambio, acuerdos de préstamo entre cónyuges o acuerdos de donación, sin que sea necesaria la transferencia real.⁴

2. notarización

Las autenticaciones notariales deben distinguirse de las escrituras notariales. Una autenticación notarial tiene lugar cuando un notario público da fe de declaraciones de hecho, declaraciones de conocimiento u otros procesos destinados a establecer efectos jurídicos.⁵ Estas notarías tienen la fuerza probatoria de las escrituras públicas.⁶

La autenticación notarial es de gran importancia tanto en términos jurídicos como en la práctica cotidiana y representa un término colectivo para los siguientes términos y :

sobre la conformidad de (i) las transcripciones en papel (copias en papel) con los documentos en papel,
(ii) impresiones en papel con documentos electrónicos; y
(iii) transcripciones electrónicas (imágenes electrónicas, copias electrónicas) con documentos en papel (la llamada "vidimización");
sobre la exactitud de las traducciones;
sobre la autenticidad de las firmas ("legalización");
sobre las resoluciones; y
sobre las inscripciones en libros y registros públicos.

La notarización sirve para aumentar la seguridad jurídica y la fiabilidad de determinados asuntos legales. La intervención de un notario garantiza que las partes implicadas comprendan el significado y las consecuencias de sus actos y que el documento pueda utilizarse posteriormente como prueba en caso de litigio.

2. 1 copia compulsada (vidimización del expediente académico)

La certificación de una copia, también conocida como vidimización, confirma que una copia se corresponde con el documento. Puede hacerse comparando literalmente la copia con la escritura o realizando una copia de la escritura bajo la supervisión del notario.

Los extractos y copias pueden certificarse si queda claro dónde se han cometido omisiones y la cláusula de vidimización hace referencia explícita a la naturaleza del extracto.⁷
El notario suele rechazar la legalización de una copia de una copia ya legalizada, ya que podría dar la apariencia de mayor credibilidad, aunque no dice nada sobre la autenticidad o credibilidad del documento principal.

Por ejemplo, copias de documentos de identidad y certificados.

2.2 Legalización notarial de las traducciones

Los notarios o sus sustitutos pueden ser nombrados intérpretes jurados y certificados por un tribunal para una lengua extranjera o haber aprobado el examen de diploma para intérpretes o el examen especializado para traductores. Las traducciones también pueden ser certificadas notarialmente por intérpretes jurados. En estos casos, los notarios o sus sustitutos pueden certificar ante notario la exactitud de las traducciones que ellos mismos hayan preparado o comprobado en el idioma respectivo.⁸

2.3 Notarización de firmas

La legalización (autenticación de una firma) consiste en certificar que una firma manuscrita (firma de empresa) en un documento en papel o una firma electrónica (firma de empresa) en un documento creado electrónicamente es auténtica, es decir, que la firma es auténtica. La firma procede de una persona concreta.⁹

Los requisitos para la certificación notarial son

el Prueba de identidad y, si procede, la fecha de nacimiento,
si se utiliza una firma electrónica, prueba de que la firma electrónica está asignada a la parte, y
la colocación de la firma o la firma ante el tribunal o el notario o el reconocimiento explícito de que la firma o la firma procede de la parte¹⁰

El acta notarial sólo se refiere a la autenticidad de la firma y al momento de la firma. Si, por el contrario, se quiere dar fe pública del contenido de la escritura firmada, se requiere un acta notarial o acta notarial.

Las firmas de las partes deben estar legitimadas notarialmente para que una escritura se convierta en escritura notarial. Se expiden en forma de cláusula que un notario coloca directamente en la escritura. Si no hay espacio para ello en la escritura, se utiliza una hoja aparte que se adjunta a la escritura con un sello.

Por ejemplo, poderes notariales, inscripciones en el Registro Mercantil, contratos de compraventa de inmuebles, escrituras hipotecarias y declaraciones juradas.

2.4 Notarización de reuniones y resoluciones (actas notariales)

Si las actas de una reunión (por ejemplo, una junta de accionistas) deben certificarse ante notario, el notario designado debe levantar acta.¹¹ El acta notarial es un acta de protocolización de hechos que tiene lugar personal y directamente ante el notario y de declaraciones realizadas en su presencia. El levantamiento del acta notarial ("certificación notarial") es un requisito obligatorio para la eficacia del acuerdo de modificación de los estatutos, la disolución de la sociedad y la fusión. Después de § Artículo 120 (1) AktG Para ser válidos, todos los acuerdos de la Junta General de Accionistas deben "constar en acta notarial".

El notario da fe de hechos que él mismo percibe, así como de hechos jurídicamente relevantes (por ejemplo, la declaración del presidente sobre la forma de convocar y el quórum de la reunión). Para permitir la verificación del cumplimiento de determinados requisitos legales (convocatoria adecuada, autorización de voto, quórum), el notario también debe dejar constancia de los hechos relevantes. Esto significa que no sólo deben protocolizarse todas las declaraciones y circunstancias percibidas, sino también todos los demás hechos jurídicamente relevantes. Por lo tanto, el notario puede contar los votos por sí mismo y registrar el resultado. Sin embargo, no puede sacar conclusiones por sí mismo, por ejemplo, sobre el rechazo de la solicitud. Éstas quedan reservadas al presidente de la junta y deben ser protocolizadas por el notario como sus declaraciones.¹²

Ejemplos: Modificación de los estatutos de una GmbH y ampliación de capital de una GmbH.

2.5 Notarización de libros o registros públicos

Según § 89 bis NO el notario podrá dar fe de lo siguiente:
(i) la conformidad de las copias y extractos de los libros públicos o de dichos registros con las inscripciones en los mismos; y
(ii) confirmaciones de hechos derivadas de las mismas (incluidos los correspondientes registros, índices, planos y colecciones de documentos y los correspondientes expedientes judiciales y administrativos).

En la práctica, suele tratarse de la certificación notarial de la existencia registrada de una sociedad, de los órganos sociales designados y de su poder de representación, de confirmaciones del sucesor legal actual de un titular de derechos inscrito en un registro que ha dejado de existir desde entonces, del importe del capital social registrado, del nombre del titular catastral o del rango de una hipoteca. Este tipo de notarizaciones son solicitadas con frecuencia por partes extranjeras en el ámbito del Derecho de sociedades. Sin embargo, si el poder de representación ya está protocolizado en la escritura notarial, no es necesario obtener extractos adicionales o confirmaciones judiciales oficiales (por ejemplo, al protocolizar un poder de representación que se va a utilizar en el extranjero, el notario puede protocolizar el poder de representación del órgano de la sociedad que firma el poder tras inspeccionar el registro mercantil).¹³

Sin embargo, el notario sólo confirma los hechos que "resultan" de los registros. El notario no puede sacar conclusiones basadas en su inspección y confirmarlas. El notario no puede dar fe de hechos cuya existencia, en su opinión, pueda deducirse de los libros o registros públicos. Por lo tanto, si se certifica ante notario "tras la inspección del registro mercantil" que un administrador delegado tiene autoridad exclusiva para firmar, esto se refiere simplemente a la reproducción de la información registrada en el registro mercantil. No confirma si la inscripción es realmente correcta.¹⁴

Algunos ejemplos son los extractos de registros (registro mercantil, registro de la propiedad, registro mercantil).

2.6 Notarización de documentos públicos

Si bien la regulación de la § 89 bis NO se limita a las notarías relacionadas con libros o registros públicos, un notario podrá, de conformidad con el § 89b NO generalmente expiden certificaciones notariales de hechos derivados de documentos públicos, certificados públicamente o de actos judiciales y administrativos. Independientemente de la redacción de la ley - el NO se refiere a la notarización - se trata de confirmaciones.

3. diferencia entre acta notarial y autenticación notarial

El contenido del acta notarial se diferencia de la autenticación notarial en que en ella se protocolizan declaraciones y negocios jurídicos (art. 52 NO). El acta notarial debe ser leída personalmente por el notario. Sin embargo, el objeto del acta es la protocolización de hechos que tienen lugar personal y directamente ante el notario y de declaraciones realizadas en su presencia. Aunque el uso expreso de la palabra "acta notarial" no está, por tanto, prescrito por la ley, la protocolización de la junta general por el notario en una transcripción no puede sustituir a la creación de un acta notarial.

4. diferencia entre copia compulsada y legalización

Una copia certificada es la confirmación por parte de un notario público (fedatario público), el tribunal de distrito o la autoridad emisora de que la copia de un documento se corresponde con el original. Este tipo de certificación notarial sirve para confirmar la autenticidad de una copia.

La certificación notarial de la firma (certificación pública), en cambio, se refiere a un documento privado. En este caso, el notario o el tribunal de distrito confirma que la firma de una persona concreta es auténtica y procede de la persona que firmó o reconoció su firma ante el notario o el tribunal de distrito. Este tipo de notarización tiene por objeto confirmar la autenticidad de la firma.

5. conclusión:

Es importante señalar que los notarios en Austria son profesionales jurídicos independientes y desempeñan su labor como función pública. Su misión es garantizar la seguridad jurídica y la claridad legal e informar a las partes de sus derechos y obligaciones. Por lo tanto, las actas notariales ofrecen a menudo una protección adicional contra litigios e incertidumbres jurídicas en relación con transacciones legales.

Todos estos servicios notariales pueden prestarse de forma rápida y sencilla. en línea con uno de nuestros notarios asociados.

^{Descargo de responsabilidad: Tenga en cuenta que la información que le he dado aquí es de carácter general.}

^{Es aconsejable consultar a un notario o a un abogado para obtener asesoramiento completo sobre cuestiones jurídicas específicas.}