Si quiere utilizar un documento en el extranjero, como un poder notarial, un contrato de sociedad o un certificado, a menudo necesita una apostilla como prueba internacional de autenticidad. Durante décadas, el proceso implicaba documentos en papel, correo postal y visitas a las autoridades. Hoy es más fácil: sí, una Apostilla puede solicitarse en línea si el documento subyacente ha sido previamente legalizado digitalmente".
En este artículo explicamos cómo funciona el proceso, cuál es la base jurídica y cómo puede optimizarse utilizando plataformas modernas como notarity considerablemente simplificada.
¿Qué es una apostilla y por qué es importante?
La apostilla es un endoso de autenticación que se coloca en el Convenio de La Haya por el que se suprime el requisito de legalización de los documentos públicos extranjeros de 5 de octubre de 1961. Lo confirma:
- la autenticidad de la firma,
- la calidad en la que ha actuado el firmante, y
- la autenticidad del sello o timbre, si procede.
Artículo 3, apartado 1, del Convenio de La Haya"La única formalidad que puede exigirse para certificar la autenticidad de la firma, la calidad en que ha actuado el firmante y, en su caso, la autenticidad del sello o timbre, es la estampación de la apostilla a que se refiere el artículo 4." (Convenio de La Haya sobre la Apostilla, Gaceta de Derecho Federal 1965 II p. 875)
La apostilla es necesaria, en particular, si los documentos van a utilizarse en otro Estado contratante del Convenio de La Haya, por ejemplo, al constituir una empresa, al otorgar poderes notariales internacionales, en trámites de residencia o para el reconocimiento de certificados de formación.
En Ministerio de Asuntos Exteriores lo describe como: "una forma simplificada de autenticación de documentos públicos para transacciones jurídicas internacionales".
La forma clásica: solicitar una apostilla "fuera de línea" (Austria)
En Austria, el proceso de apostillado sigue siendo en papel y se desarrolla en varios pasos:
- Notariado o certificación oficial: El documento debe ser autenticado previamente por un notario o una autoridad pública.
- Presentación ante la autoridad competente: Dependiendo del documento, la autoridad responsable es distinta, por ejemplo, el Tribunal regional para los documentos notariales, el Tribunal Regional Superior para documentos judiciales o la Gobierno provincial o Ministerio Federal de Asuntos Europeos e Internacionales (BMEIA) para documentos administrativos (BMEIA - Apostilla y legalizaciones).
- Tasas y tiempo de tramitación: Los costes suelen oscilar entre 15 euros y 30 eurosprocesamiento suele tardar unos días laborables.
- Recogida o envío: El certificado apostillado puede recogerse en persona o enviarse por correo.
Este proceso está legalmente reconocido, pero lleva tiempo y requiere documentos físicos originales.
La vía digital: solicite una apostilla en línea con Notarización remota en línea
Con la progresiva digitalización de los procesos jurídicos, las certificaciones pueden realizarse ahora completamente en línea. La base para ello es el llamado Notarización remota en línea (RON) - un procedimiento en el que la certificación notarial se lleva a cabo mediante identificación por vídeo sin necesidad de acudir físicamente a la cita con el notario.
Acerca de notarity todo el proceso puede gestionarse digitalmente:
- Los documentos se cargan en línea y se compulsan legalmente durante una cita por vídeo.
- Inmediatamente después, un Apostilla solicitarlo, sin tener que pasar por las autoridades ni presentar documentos por correo.
- El certificado suele expedirse muy rápidamente: el certificado apostillado suele ser poco después de la cita en línea disponible digitalmente. También se puede enviar una copia física a cualquier dirección que lo solicite.
Esto digitaliza y acelera considerablemente todo el proceso, desde la firma y la certificación notarial hasta la apostilla.
Puede encontrar más información sobre el proceso aquí: notaridad - Servicio de apostilla
Paso a paso: cómo funciona el proceso digital
- Concierte una cita: Concierte una cita notarial en línea, normalmente en unas horas o el mismo día.
- Cargar documento: Cargue directamente en la plataforma el documento que desea legalizar.
- Comprobación de identidad: Su identidad se verifica digitalmente de forma segura
- Cita online con el notario: Un notario colegiado realiza la legalización a través de la plataforma de notarización
- Reserve directamente una apostilla: Ya al reservar una cita también se puede solicitar la apostilla, por lo que no es necesaria ninguna solicitud adicional.
Recibo del certificado apostillado: El documento pocos minutos después de la cita con el notario se expide digitalmente con una apostilla y puede descargarse. También se puede enviar una copia física previa solicitud.
Base jurídica y límites
Los principios del Derecho internacional de la apostilla también se aplican al procedimiento digital:
- Validez: La apostilla debe ser emitida siempre por la autoridad competente del Estado emisor (Convenio de la Apostilla de La Haya).
- Reconocimiento: No todos los Estados aceptan actualmente las apostillas electrónicas ("e-Apostillas"). Sin embargo, este es generalmente el caso en todos los Estados contratantes del Convenio de La Haya.
Tipos de documentos: Sólo algunos tipos de documentos pueden certificarse y apostillarse digitalmente.
Resumen de las ventajas de la apostilla en línea
| Ventaja | Explicación |
| Ahorro de tiempo | La apostilla suele estar disponible al cabo de unos minutos |
| Confort | No es necesario acudir a las autoridades ni a los canales postales |
| Seguridad jurídica | Reconocimiento en todos los Estados contratantes del Convenio de La Haya |
| Proceso sin fisuras | Legalización digital y apostilla de un solo proveedor |
Conclusión: Solicitar una apostilla en línea, más fácil que nunca
Sí, hoy en día se puede anular completamente una apostilla. en línea aplicar. El requisito previo es que el documento se haya legalizado digitalmente con anterioridad. Con soluciones como notarity todos los pasos -desde la comprobación de identidad hasta la cita con el notario digital y la emisión de la apostilla- pueden realizarse en línea de forma jurídicamente segura y ahorrando tiempo.
El resultado: documentos con validez internacional sin papeleos, sin visitas a las autoridades y, a menudo, en pocos minutos.
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