Für Unternehmen mit internationalen Strukturen, mehreren Standorten oder häufigen Vertragsabschlüssen ist die Online-Notarisierung für Unternehmen längst mehr als ein Trend. Legal Teams und Zeichnungsberechtigte sparen sich damit den Weg zum Notariat, koordinieren Termine flexibler und schließen notarielle Vorgänge oft innerhalb weniger Minuten ab. Doch wie unterscheidet sich der digitale Weg konkret vom traditionellen Verfahren, und worauf sollten Unternehmen achten? In diesem Beitrag beantworten wir die wichtigsten Fragen.
Was ist Online-Notarisierung für Unternehmen genau?
Bei diesem Verfahren, international auch als Remote Online Notarisation (RON) bezeichnet, wird ein notarieller Vorgang, etwa eine Beglaubigung oder Beurkundung, vollständig digital über eine Videokonferenz mit einem Partner-Notariat abgewickelt. Zeichnungsberechtigte Personen laden ihre Dokumente über eine Plattform wie notarity hoch, weisen ihre Identität digital nach und unterschreiben während des Videotermins elektronisch. Anschließend wird das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) versehen und ist rechtlich einer klassisch beglaubigten Urkunde gleichgestellt.
Rechtlich möglich wird das durch die europäische eIDAS-Verordnung sowie nationale Umsetzungen wie das österreichische Gesellschaftsrechtliche Digitalisierungsgesetz (GesDigG) und § 69b in Verbindung mit § 79 Abs. 9 der Notariatsordnung (NO), die die notarielle Beurkundung und Beglaubigung per Videokommunikation ausdrücklich zulassen.
Wie läuft die Online-Notarisierung technisch ab?
Damit ein online beglaubigtes oder beurkundetes Dokument dieselbe Rechtswirkung wie ein physisches erhält, durchläuft es mehrere technisch abgesicherte Schritte:
- Identitätsprüfung vor dem Termin: Je nach Land erfolgt der Nachweis über eID (etwa ID Austria), ein Video-Ident-Verfahren mit geschultem Personal oder Bankident.
- Videokonferenz mit dem Partner-Notariat: Im Gespräch werden Identität, Geschäftsfähigkeit sowie der Inhalt des Dokuments geprüft.
- Elektronische Signatur (QES): Die unterzeichnende Person signiert digital über einen zertifizierten Vertrauensdiensteanbieter (QTSP). Der private Signaturschlüssel liegt sicher in einem Hardware Security Module, die Signatur erhält einen Zeitstempel und ist kryptografisch fälschungssicher.
- Beglaubigung durch das Notariat: Zusätzlich zur QES setzt das Notariat eine eigene digitale Notarsignatur mit Angaben zu Identität, Ort und Zeitpunkt der Beglaubigung.
- Ausgabe und Prüfbarkeit: Das fertige PDF mit eingebetteten Signaturen kann von jedem Empfänger, etwa Firmenbuch, Handelsregister oder Gericht, über die EU Trusted List (EUTL) auf Echtheit geprüft werden. Bei Bedarf lässt sich zusätzlich eine Apostille ergänzen.
Online-Notarisierung im Vergleich zu traditionellen Methoden
Der größte Unterschied zwischen beiden Verfahren liegt nicht im rechtlichen Ergebnis, sondern im Ablauf. Die folgende Übersicht zeigt die wichtigsten Unterschiede:
| Kriterium | Traditionelle Notarisierung | Online-Notarisierung |
|---|---|---|
| Ort | Persönliches Erscheinen im Notariat | Von jedem Ort aus per Videocall |
| Zeitaufwand | Anfahrt, Wartezeit, oft mehrere Stunden | Meist wenige Minuten pro Termin |
| Verfügbarkeit | Feste Öffnungszeiten des Notariats, Termine oft erst Wochen im Voraus buchbar | Werktags Montag bis Freitag von 8:00 bis 20:00 Uhr CET, auf Anfrage auch außerhalb dieser Zeiten |
| Internationale Beteiligte | Aufwendige Koordination oder Vollmachten nötig | Alle Beteiligten nehmen remote teil |
| Dokumentenübergabe | Papierform vor Ort | Digitaler Upload über die notarity Web-App |
| Rechtsgrundlage | Nationales Beurkundungsrecht, in Österreich etwa § 79 NO | eIDAS-Verordnung sowie nationale Umsetzungen wie zB GesDigG |
| Beweiswert | Notariatsurkunde in Papierform | Gleichwertig mit Papierform, europaweit anerkannt über eIDAS |
| Rechtsgültigkeit | Vollgültig | Vollgültig |
| Kosten | Notarkosten plus Reise- und Zeitaufwand | Notarkosten |
Beide Verfahren führen also zum gleichen rechtsgültigen Ergebnis. Der Unterschied liegt vor allem in Geschwindigkeit, Flexibilität und dem Aufwand für international tätige Unternehmen. Besonders bei der Terminverfügbarkeit zeigt sich der Unterschied deutlich: Während beim traditionellen Weg oft eine Wartezeit von mehreren Wochen entsteht, stehen bei notarity Partner-Notariate werktags von Montag bis Freitag zwischen 8:00 und 20:00 Uhr (MEZ) für digitale Notartermine zur Verfügung, was besonders bei dringenden Vertragsabschlüssen entscheidend sein kann. Außerhalb dieser Zeiten versucht notarity auf Anfrage, ein passendes Partner-Notariat zu finden.
Häufig gestellte Fragen zur Online-Notarisierung für Unternehmen
Ist Online-Notarisierung für Unternehmen rechtsgültig?
Ja. Online beurkundete oder beglaubigte Dokumente sind in vielen Ländern rechtlich vollgültig anerkannt. Rechtlich abgesichert ist das unter anderem durch die europäische eIDAS-Verordnung, die qualifizierte elektronische Signaturen europaweit einer handschriftlichen Unterschrift gleichstellt, sowie nationale Umsetzungen. Sollen die Dokumente im Ausland verwendet werden, lässt sich über das Haager Übereinkommen, dem mittlerweile über 125 Staaten beigetreten sind, meist zusätzlich eine Apostille einholen. Bei notarity ist das direkt im Rahmen des Termins möglich und dauert nur wenige Minuten. In Zweifelsfällen, etwa bei sehr spezifischen Rechtsformen oder Ländern, lohnt sich vorab eine kurze Abklärung mit notarity.
Welche Unternehmensdokumente lassen sich online beurkunden?
Zu den häufigsten Anwendungsfällen zählen Vollmachten, Gesellschafterbeschlüsse, Vertretungsnachweise, eidesstattliche Erklärungen und Unterschriftsbeglaubigungen für Verträge. Auch die Gründung von Gesellschaften wie GmbH oder UG kann in vielen Fällen bereits online beurkundet werden.
Wie sicher ist der Prozess im Vergleich zur traditionellen Methode?
Die Sicherheitsstandards sind mindestens genauso hoch wie beim traditionellen, physischen Weg. Die Identitätsprüfung erfolgt vorab, ähnlich wie bei einer Online-Bank über ein Video-Ident-Verfahren. Zusätzlich werden während des Videotermins nochmals Ausweisdokumente abgefragt. Die Dokumente selbst sind nach der elektronischen Signatur fälschungssicher und lassen sich nachträglich nicht mehr verändern. Über die EU Trusted List (EUTL) kann zudem jeder Empfänger die Echtheit der Signaturen unabhängig prüfen.
Was kostet der digitale Weg im Vergleich zu traditionellen Methoden?
Die eigentlichen Notarkosten unterscheiden sich meist kaum. Der finanzielle Vorteil liegt vor allem im Wegfall von Reisekosten, Reisezeit und dem internen Koordinationsaufwand für Legal Teams, was sich bei häufigen Beglaubigungen deutlich summiert.
Für wen lohnt sich Online-Notarisierung besonders?
Besonders profitieren Unternehmen mit:
- Standorten oder Zeichnungsberechtigten in mehreren Ländern
- regelmäßigem Bedarf an Beglaubigungen oder Beurkundungen
- internen Legal Teams, die manuelle Terminkoordination reduzieren möchten
- Bedarf an internationalen Apostillen oder Legalisierungen
- Wunsch nach einem zentralen, digitalen Überblick über laufende notarielle Prozesse
Fazit
Der digitale Weg ersetzt die traditionelle Methode nicht rechtlich, sondern organisatorisch. Beide führen zu einem vollgültigen Ergebnis, doch die Online-Notarisierung für Unternehmen spart Zeit, vereinfacht internationale Abstimmungen und entlastet Legal Teams spürbar.
Wenn Ihr Unternehmen regelmäßig notarielle Beglaubigungen benötigt, lohnt sich ein Blick auf notarity für Unternehmen. Wie der einzelne Termin im Detail abläuft, zeigen wir Schritt für Schritt auf unserer How it works Seite.
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