La digitalización también está abriendo posibilidades completamente nuevas en la profesión notarial. Procesos que antes solo eran posibles en papel y en persona ahora pueden realizarse en línea de forma rápida, segura y cómoda. Un ejemplo clave de ello es la notarización en línea. Pero, ¿cómo funciona exactamente, cuáles son sus ventajas sobre la notarización física tradicional y cuáles son los fundamentos jurídicos en los que se basa?
1 Concepto y base jurídica
La certificación notarial es la confirmación por parte de un notario -en Austria suele ser un notario- de que una firma o documento es auténtico (artículo 79 del Código Notarial - NO).
Desde la aplicación del Directiva de digitalización de la UE (UE) 2019/1151 en muchos Estados miembros también es posible realizar las notificaciones completamente en línea. En Austria, en particular, el Reglamento notarial (NO) y el Ley de Digitalización de Empresas (GesDigG) las condiciones marco para las actividades notariales y de certificación digital.
2. Notarización física tradicional frente a notarización en línea
| Característica | Clásico físico Notarización | Notarización en línea |
| Ubicación | Presencia física en la notaría | Videoconferencia con identificación cualificada basada en el Reglamento eIDAS |
| Medio | Documento en papel, firma manuscrita | Documento electrónico con firma electrónica reconocida (FER) |
| Base jurídica | § Artículo 79 NO, notarización analógica | Directiva de digitalización de la UE, GesDigG, artículo 69b en relación con el artículo 79 (9) NO |
| Utilización | Z. Por ejemplo, inscripción en el registro mercantil, poderes notariales, registro de la propiedad | Mismo efecto jurídico, prácticamente relevante para las transacciones transfronterizas |
| Valor probatorio | Escritura notarial | Equivalente al papel, reconocido en toda Europa (Reglamento eIDAS) |
3. paso a paso: así funciona técnicamente la notarización en línea
3.1 Reserva de citas e identificación
El cliente concierta una cita con un notario en línea, por ejemplo, a través de plataformas como notarity.
La verificación de la identidad tiene lugar antes de la videoconferencia propiamente dicha. Existen varios procedimientos para ello:
- eID (documento de identidad electrónico, ID Austria)
- Procedimiento de identificación por vídeo: un empleado formado comprueba su DNI y su cara a través de una cámara.
- Bankident (posible en algunos países a través de la banca en línea).
Estos procedimientos deben cumplir los requisitos del Reglamento eIDAS (UE) n.º 910/2014 corresponden.
3.2 Videoconferencia con el notario
El notario mantiene una conversación por videoconferencia segura. Esto se comprueba:
- Identidad (comparación de documentos de identidad + control visual)
- Capacidad jurídica y libre voluntad de la persona
- Contenido del documento
3.3 Firma electrónica del cliente
El cliente firma el documento digitalmente con una firma electrónica reconocida (FER).
Base técnica:
- El EQS lo proporciona un proveedor de servicios fiduciarios certificado de conformidad con eIDAS creado.
- La clave de firma privada se almacena de forma segura en un módulo de seguridad de hardware (HSM) o en una tarjeta de firma cualificada.
- La firma contiene un sello de tiempo y es criptográficamente infalsificable.
3.4 Certificación notarial
El notario comprueba el QES y crea él mismo una notarización electrónica cualificada.
Se coloca una firma notarial digital en el documento, que contiene la siguiente información:
- Identidad del notario (firma cualificada)
- Confirmación de la autenticidad de la firma
- Lugar y hora de la certificación notarial
Esto también se hace técnicamente a través de un QTSP, cuya fiabilidad viene determinada por el Lista de Confianza de la UE (LFUE) es verificable.
3.5 Salida del documento
- El documento final está disponible en formato PDF con firmas cualificadas incrustadas.
- Cada destinatario (por ejemplo, registro mercantil, tribunal, autoridad) puede comprobar la autenticidad a través de la Lista de Confianza de la UE (LFUE).
- Si es necesario, también puede solicitarse una apostilla si el documento se utiliza fuera de la UE.
4. ventajas de la realización técnica
- Máxima seguridad gracias a una criptografía sólida e infraestructuras certificadas .
- A prueba de manipulaciones: los cambios en el documento invalidan inmediatamente la firma.
- Reconocimiento en toda la UE: gracias al eIDAS, la FER se reconoce como equivalente a una firma manuscrita en todos los Estados miembros.
- Eficacia: los documentos pueden presentarse digitalmente de inmediato, sin necesidad de escanearlos ni enviarlos por correo.
5 Conclusión: La notarización en línea de un vistazo
La notarización en línea es la evolución digital de la notarización tradicional de documentos físicos. Combina la seguridad jurídica de los procedimientos tradicionales con las ventajas de las tecnologías modernas, como la videoconferencia, las firmas electrónicas reconocidas y los servicios de confianza reconocidos en toda Europa. Esto significa que las notarizaciones pueden realizarse no sólo más rápidamente y desde cualquier lugar, sino también de forma técnicamente segura y con validez internacional. Con notarity proporciona una plataforma que hace que este proceso sea fiable y fácil de usar.
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