Viele Menschen setzen die Begriffe Beglaubigung und notarielle Beurkundung gleich, obwohl sie völlig unterschiedliche Anwendungsbereiche haben. Beide Leistungen zählen zwar zu den Kernaufgaben von Notarinnen und Notaren, verfolgen jedoch verschiedene Ziele. Während bei einer Beglaubigung in erster Linie die Echtheit einer Unterschrift oder eines Dokuments bestätigt wird, dient die notarielle Beurkundung dazu, ein Rechtsgeschäft rechtlich abzusichern, um hierdurch rechtliche Wirkungen zu begründen.
1. Die Beglaubigung – Bestätigung der Echtheit
Eine Beglaubigung bedeutet, dass ein Notar oder eine Notarin die Echtheit einer Unterschrift oder einer Urkunde bestätigt. Der Notar prüft, ob die Unterschrift tatsächlich von der angegebenen Person stammt oder ob eine Kopie mit dem Original übereinstimmt. Der Inhalt des Dokuments wird dabei jedoch nicht kontrolliert.
Die rechtliche Grundlage für die Beglaubigung findet sich in § 79 Notariatsordnung (NO). Dort ist festgelegt, dass der Notar die Echtheit einer (elektronischen) Unterschrift bestätigen darf, wenn diese in seiner Gegenwart geleistet oder anerkannt wurde.
Typische Anwendungsfälle von Beglaubigungen über die Echtheit einer Unterschrift oder der Herstellung einer beglaubigten Abschrift eines Originaldokuments sind etwa:
- die Beglaubigung einer Unterschrift für eine Firmenbuch- oder Handelsregisteranmeldung,
- die Beglaubigung einer Vollmacht, oder
- die Anfertigung einer beglaubigten Kopie eines Ausweises oder Zeugnisses
Die Beglaubigung dient also in erster Linie der Identitätssicherung und erhöht die Beweiskraft von Dokumenten.
2. Die notarielle Beurkundung – Absicherung des gesamten Rechtsgeschäfts
Die notarielle Beurkundung geht deutlich weiter. Hier wird nicht nur eine Unterschrift bestätigt, sondern der gesamte Inhalt eines Rechtsgeschäfts erfasst, rechtlich geprüft und in einer notariellen Urkunde festgehalten.
Der Notar hat dabei die Pflicht, die Beteiligten rechtlich zu belehren, den Sachverhalt zu prüfen und in einer Niederschrift abzufassen, welche anschließend den Beteiligten vorgelesen und von diesen genehmigt wird .
Typische Fälle sind etwa die Gründung einer GmbH, der Abschluss eines Grundstückskaufvertrags, Ehe- oder Erbverträge sowie andere Vereinbarungen, bei denen der Gesetzgeber ausdrücklich die Form der Notariatsurkunde verlangt.
3. Die wichtigsten Unterschiede im Überblick
Um den Unterschied greifbar zu machen, hilft ein direkter Vergleich:
| Merkmal | Beglaubigung | Notarielle Beurkundung |
| Gegenstand | Bestätigung der Echtheit einer Unterschrift oder Kopie | Vollständige rechtliche Erfassung eines Rechtsgeschäfts |
| Prüfung durch Notar | Identität und Unterschrift | Rechtliche Belehrung, Prüfung und Niederschrift |
| Rechtsgrundlage | § 79 NO | § 76 NO |
| Form der Urkunde | Beglaubigungsvermerk | Notariatsurkunde |
| Typische Anwendung | Firmenbuchanmeldung, Vollmachten, beglaubigte Kopien | Gesellschaftsgründungen, Grundstücksgeschäfte, Eheverträge |
4. Wann reicht eine Beglaubigung, wann braucht man eine Beurkundung?
Ob eine Beglaubigung genügt oder eine notarielle Beurkundung erforderlich ist, hängt von der rechtlichen Bedeutung des Geschäfts ab. Für viele Verwaltungsvorgänge – etwa die Anmeldung im Firmenbuch oder die Vorlage einer Vollmacht – genügt die einfache Beglaubigung über die Echtheit der Unterschrift.
Sobald jedoch ein komplexes Rechtsgeschäft mit weitreichenden Folgen abgeschlossen wird, verlangt das Gesetz die notarielle Beurkundung. So ist zum Beispiel eine GmbH-Gründung nur durch eine Notariatsurkunde möglich, ebenso wie der Kauf von Immobilien oder die Errichtung bestimmter familienrechtlicher Verträge. Hintergrund ist der Übereilungsschutz, welcher im Rechtsverkehr sicherstellen soll, dass eine Partei nicht vorschnell und ohne ausreichende Belehrung rechtlich bindende Erklärungen abgibt.
5. Fazit
Die Beglaubigung ist ein schlankes Verfahren, das vor allem die Echtheit einer Unterschrift oder Kopie bestätigt. Die notarielle Beurkundung hingegen bietet einen umfassenden Rechtsschutz, da der gesamte Vertragsinhalt durch den Notar geprüft, erläutert und in einer Notariatsurkunde festgehalten wird.
Für die Praxis bedeutet das: Wer lediglich eine Unterschrift bestätigen lassen möchte, kann dies heute oft auch digital und schnell – etwa über Plattformen wie notarity – erledigen. Geht es jedoch um Rechtsgeschäfte mit weitreichenden rechtlichen Konsequenzen, bleibt die notarielle Beurkundung unverzichtbar.
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